śledzenie zamówień zakupu (PO) – śledzenie zamówień zakupu z arkuszami kalkulacyjnymi lub bez nich

materiał bonusowy: szablon śledzenia zamówień zakupu
masz problemy ze śledzeniem zamówień zakupu?

rozwijające się firmy, które nie mają systemu zamówień zakupu, często zmagają się z nadążaniem za ilością zamówień zakupu.

korzystając z tej strategii, możesz zmniejszyć chaos w śledzeniu zamówień zakupu.

możesz przejść od niewiedzy, gdzie są Zamówienia, do dokładnego śledzenia wszystkich zamówień.

dzięki tej strategii możesz zmniejszyć opóźnienia w zamówieniach zakupu i zapewnić przejrzystość w całym cyklu życia zamówienia.

oto niektóre z wyników, które nasi klienci osiągnęli stosując tę strategię w mniej niż 10 dni:

Before and after_purchase_order_tracking

Before and after_purchase_order_tracking

w tym artykule omówimy 3 sposoby śledzenia zamówień zakupu. Porozmawiamy o nieco darmowych opcjach i lepszym sposobie korzystania z oprogramowania do zamówień zakupu.

nic nie jest tak naprawdę za darmo, nawet jeśli arkusze kalkulacyjne mogą być bezpłatne, ale istnieje koszt czasu pracowników na śledzenie zamówienia zakupu w arkuszach kalkulacyjnych.

ale zanim przejdziemy dalej, kliknij poniżej, aby pobrać szablon śledzenia zamówień zakupu

Użyj tego szablonu, aby rozpocząć śledzenie zamówień zakupu, a jeśli dopiero zaczynasz, ten szablon jest wszystkim, czego potrzebujesz, aby uzyskać kontrolę nad zakupami.

zanim zaczniemy, omówmy kilka podstawowych pytań

Co To jest śledzenie zamówień (PO)?

śledzenie zamówień zakupu oznacza aktywność śledzenia cyklu życia zamówienia zakupu, dzięki czemu każdy ma pełny wgląd w łańcuch dostaw. Może to być śledzenie zamówień zakupu w czasie rzeczywistym lub w procesie ręcznym.

celem śledzenia zamówień zakupu jest zapewnienie wglądu w czasie rzeczywistym (w miarę możliwości) wszystkim zaangażowanym w proces zakupu.

cykl życia zamówienia zakupu

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

wystawiono:

jest to pierwszy etap cyklu życia zamówienia. Po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup generowany jest kolejny numer zamówienia(PO), a zamówienie jest wysyłane do sprzedawcy.

możesz tworzyć zamówienie zakupu w arkuszach kalkulacyjnych lub za pomocą elektronicznego systemu zamówień zakupu lub za pomocą szablonów zamówień zakupu w programie Microsoft Word.

typowe informacje na temat zamówienia zakupu obejmują zakupione pozycje, warunki, takie jak warunki płatności, Sposób płatności i ramy czasowe, w których potrzebujesz dostawy Produktu.

może również zawierać specjalne warunki dostawy i sposób zarządzania wnioskami o anulowanie zamówienia.

Acknowledged:

po wystawieniu zamówienia sprzedawcy sprzedawca potwierdza zamówienie, aby potwierdzić, czy może spełnić wymagania zamówienia zakupu.

na przykład zamówiony produkt może zostać wycofany lub zamówiony ponownie. Potwierdzając zamówienie, sprzedawca informuje, czy może dostarczyć produkt i kiedy. Komunikat jest wysyłany do poszczególnych interesariuszy lub menedżera łańcucha dostaw.

dostarczone:

gdy sprzedawca wysyła produkt, status zamówienia zakupu zmienia się na dostarczony.

kupujący zazwyczaj tworzą notatkę odbioru towarów (GRN), aby zarejestrować dostawę produktu i uchwycić inne szczegóły, takie jak numery seryjne itp.

kupujący może potrzebować przypomnienia o tworzeniu paragonów.

zamknięte:

status zamknięty oznacza, że dla tego zamówienia nie może nastąpić Więcej działań. Na przykład zamówienie jest dostarczane w całości i nie może nastąpić Więcej działań.

istnieją dwie odmiany statusu zamkniętego

  1. w przypadku dostarczenia zamówienia zakupu lub
  2. w przypadku dostarczenia zamówienia zakupu i opłacenia powiązanych faktur.

kiedy należy stosować śledzenie zamówień w procesie zakupu?

krótka odpowiedź brzmi, że zawsze powinieneś mieć rozwiązanie do śledzenia zamówień zakupu.

jednak przy większej ilości zamówień zakupu proces śledzenia zamówień zakupu jest bardziej odpowiedni.

oto szybka lista kontrolna, kiedy śledzenie zamówienia zakupu ma sens:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. jeśli wystawiasz tylko 3 zamówienia w miesiącu, nie ma wiele do śledzenia!
  2. jeśli jednak wystawiasz 100 zamówień zakupu miesięcznie, zdecydowanie potrzebujesz procesu, aby śledzić zamówienia zakupu.

drugim aspektem jest złożoność i liczba dostawców.

  1. Jeśli 100 zamówień jest wystawionych tylko dla 2 dostawców, dział zakupów może łatwiej zadzwonić do sprzedawcy i dowiedzieć się o statusie.

w skrócie, jeśli masz dużą ilość zamówień zakupu, która jest rozłożona na wielu dostawców, proces śledzenia zamówień zakupu jest absolutną koniecznością.

czy potrzebujesz procedury zatwierdzania zmian w zamówieniu?

krótka odpowiedź brzmi tak, zawsze zaleca się zatwierdzanie przepływu pracy dla zamówień zakupu.

nazywamy ten trójkąt zgodności:

proces zatwierdzania zmian w zamówieniach

proces zatwierdzania zmian w zamówieniu

w trakcie cyklu życia zamówienia często zmieniają się informacje dotyczące zamówień zakupu.

oto kilka przykładów, dlaczego może być konieczna zmiana zamówienia zakupu.

  1. zmiany zakupionych przedmiotów ze względu na zmianę wymagań.
  2. zwiększenie lub zmniejszenie zamówionej ilości z powodu zmiany popytu biznesowego.
  3. Zmień na zakupione przedmioty, ponieważ oryginalne zamówione przedmioty zostały wycofane.

oto dlaczego możesz potrzebować przepływu pracy zatwierdzania zmian w zamówieniu zakupu.

zgodność z zakupami:

chcesz wiedzieć, dlaczego coś zostało zmienione i kiedy zostało zmienione.

na przykład pracownik złożył zamówienie na widget, który kosztował $1,000.

pierwotne zamówienie było na widżety 100, ale teraz muszą go zmienić na 150, aby dostosować się do zwiększonego popytu biznesowego.

oznacza to wzrost dodatkowych wydatków o 50 000 USD w porównaniu do 100 000 USD, które pierwotnie były autoryzowane do zakupu.

w zależności od wielkości firmy, może to mieć znaczący wpływ na budżety firmy i powinno być zatwierdzone na odpowiednim poziomie zarządzania.

zapobiega oszustwom:

kontynuując powyższy przykład, jeśli nie masz zatwierdzenia zamówienia zakupu dla zmian, każdy pracownik może zmienić zamówienie zakupu i zamówienia Pałacowe dla przedmiotów, które nie zostały autoryzowane do zakupu.

posiadając proces zatwierdzania zmian, możesz upewnić się, że masz mechanizm kontroli, aby zapobiec oszustwom w zakupach.

Kolejną zaletą procesu zatwierdzania zamówienia zakupu jest to, że możesz łatwo kontrolować nieuczciwe wydatki. Nieuczciwe wydatki mają miejsce, gdy pracownicy kupują produkty, ale dostawcy inni niż wybrani przez Dział Zakupów.

zmiany w specyfikacji wpływ:

jeśli specyfikacja produktu zmienia się w wyniku zamówienia zmian, proces zatwierdzania daje Ci możliwość sprawdzenia wpływu specyfikacji.

na przykład kupujesz widżet od dostawcy, ale z jakiegoś powodu widżet jest zamówiony ponownie.

sprzedawca oferuje część zamienną, ale jeśli nie zostanie ona zatwierdzona w procesie wprowadzania nowego produktu, nie wiesz, czy spełnia Twoje wymagania, czy nie.

jak wdrożyć śledzenie zamówień zakupu i usprawnić śledzenie zamówień zakupu

istnieje wiele sposobów wdrożenia systemu śledzenia zamówień zakupu. Omówimy tutaj trzy opcje:

arkusze kalkulacyjne, system zakupów online lub systemy księgowe, takie jak QuickBooks.

te opcje różnią się od bezpłatnych do płatnych.

w każdej opcji omówimy szczegóły dotyczące tego, kiedy należy użyć tej opcji i gdzie nie ma sensu jej używać.

przejdźmy do szczegółów.

Opcja1: śledzenie zamówień za pomocą arkuszy kalkulacyjnych-ręczne śledzenie zamówień

pierwszą opcją jest oczywiście arkusz kalkulacyjny. Nie ma nic, czego nie można rozwiązać za pomocą arkusza kalkulacyjnego!

Pobierz szablon tutaj:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

i zacznij śledzić zamówienia zakupu.

dla kogo?

śledzenie zamówień zakupu jest przydatne dla firm z następującymi atrybutami zakupów

  1. niski wolumen zamówień zakupu: jeśli tworzysz mniej niż 10 zamówień miesięcznie, śledzenie zamówień zakupu w arkuszu kalkulacyjnym jest dla ciebie opłacalną opcją.
  2. ograniczone zmiany w zamówieniach zakupu: jeśli Twoje zamówienia zakupu rzadko zmieniają się po złożeniu zamówienia, dobrym rozwiązaniem mogą być arkusze kalkulacyjne. Na przykład sprzedawca wysyła zamówienie następnego dnia, więc nie ma miejsca na zmiany.
  3. ograniczone anulowanie zamówienia: jeśli wiele zamówień jest anulowanych, trudno jest śledzić te zamówienia, aktualizując arkusze kalkulacyjne przez cały czas.
  4. jedna lub dwie osoby śledzące zamówienia: jeśli jedna osoba śledzi arkusz śledzenia zamówienia, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że informacje zostaną nadpisane przez zespoły.

Jak to zrobić:

Utwórz prosty arkusz kalkulacyjny lub dokument Google, który twój zespół może łatwo utrzymać.

wszystko, czego potrzebujesz, to podstawowe informacje, takie jak numer zamówienia, data, nazwa dostawcy, status zamówienia itp.

aby rozpocząć, pobierz nasz darmowy szablon śledzenia zamówień zakupu i zmodyfikuj go, aby dodać dodatkowe kolumny potrzebne do śledzenia danych zamówienia zakupu.

:

  1. łatwo jest zacząć. Wszystko, czego potrzebujesz, to twój ulubiony program do arkuszy kalkulacyjnych.
  2. jest darmowy, zakładając, że masz już zainstalowaną licencję Microsoft. Możesz również Google docs, który jest całkowicie darmowy.
  3. nie są wymagane żadne dodatkowe zmiany procesu, inne niż posiadanie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za śledzenie zamówień zakupu.

:

  1. arkusze kalkulacyjne są trudne w utrzymaniu i podatne na błędy ludzkie. Informacje o zamówieniach zakupu ciągle się zmieniają i zawsze potrzebujesz ciągłych aktualizacji arkusza kalkulacyjnego.
  2. możesz nie mieć informacji o zamówieniu zakupu, jeśli osoba aktualizująca tracker zapomniała zaktualizować dokument.
  3. chociaż arkusz kalkulacyjny jest bezpłatny, nadal istnieje koszt procesu. Powiedzmy, że osoba spędza 2 godziny dziennie na utrzymaniu trackera, czyli 40 godzin tygodniowo. Załóżmy, że stawka $40/godzina, wydajesz $1600 na utrzymanie śledzenia zamówień zakupu.

Opcja 2: wdrożenie śledzenia zamówień zakupu w czasie rzeczywistym za pomocą oprogramowania do zarządzania zamówieniami zakupu

drugą opcją jest użycie elektronicznego systemu śledzenia zamówień zakupu. Zamiast ręcznego procesu tworzenia i śledzenia zamówień zakupu, możesz użyć elektronicznego systemu zamówień zakupu. Korzystanie z systemu zakupowego wiąże się z dodatkowymi korzyściami, tj. lepsza zgodność procesów i zakupów.

dla kogo?

powinieneś pomyśleć o wdrożeniu systemu zakupów do śledzenia zamówień, jeśli twój proces zakupu wygląda następująco

większa ilość zamówień:

jeśli tworzysz więcej niż 10 zamówień miesięcznie, są szanse, że ręczny proces arkusza kalkulacyjnego nie zadziała dla ciebie.

przy dużej ilości zakupów trudno jest nadążyć za wprowadzaniem i utrzymywaniem danych śledzenia zamówienia zakupu w arkuszach kalkulacyjnych.

wiele lokalizacji:

w przypadku wielu lokalizacji istnieje szansa, że wiele osób utrzymuje indywidualny tracker lub wielu pracowników utrzymuje ten sam tracker zamówień zakupu.

istnieją również szanse na brak danych w przypadku, gdy ktoś zapomni zaktualizować arkusz kalkulacyjny o nowe zamówienie, które utworzył.

wiele zmian w zamówieniu zakupu:

im częstsze są zmiany w zamówieniach zakupu, tym więcej aktualizacji trzeba w arkuszach kalkulacyjnych.

najważniejsze jest to, co się zmieniło i kto to zmienił. Im więcej zmian, tym bardziej pracochłonne jest aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych z informacjami o śledzeniu zamówień.

duża rozpiętość dostawców i przedmiotów:

jeśli masz dużą rozpiętość dostawców i przedmiotów, oznacza to więcej zamówień i różne metody zamówień zakupu.

na przykład niektórzy dostawcy mogą oczekiwać, że zamówienia zostaną złożone na stronie internetowej lub niektórzy mogą oczekiwać, że zamówienia zostaną złożone przez telefon.

przy różnych metodach porządkowania istnieje zwiększona szansa na błędy w aktualizacji arkusza kalkulacyjnego.

Jak to zrobić:

na rynku dostępnych jest wiele programów do śledzenia zamówień zakupu.

kluczem jest znalezienie rozwiązania, które najlepiej spełni Twoje wymagania.

oto zestaw kluczowych funkcji potrzebnych do oprogramowania do śledzenia zamówień zakupu

  1. jedno repozytorium dla wszystkich zamówień zakupu.
  2. możliwość obsługi procesu zatwierdzania zamówienia zakupu
  3. możliwość śledzenia statusu wysyłki i automatycznego informowania użytkowników o statusie zamówienia. Na przykład możesz śledzić status w następujący sposób:

purchase_order_tracking

purchase_order_tracking
  1. łatwy sposób na potwierdzenie odbioru Produktu lub usługi przez użytkowników. Na przykład w ten sposób możesz śledzić zamówienia zakupu w ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. system, który integruje się z pakietem księgowym, na przykład QuickBooks

jeśli chcesz zobaczyć, jak ProcureDesk może pomóc ci w śledzeniu zamówień zakupu, możesz umówić się na demo z jednym z naszych ekspertów ds. zakupów.

oto przykład jak możesz śledzić zamówienia w ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

plusy:

  1. jest całkowicie zautomatyzowany, więc nie ma więcej arkuszy kalkulacyjnych.
  2. zwiększysz produktywność zespołu, ponieważ Twoja firma poświęciłaby mniej czasu na tworzenie i śledzenie zamówień zakupu. Korzystając z katalogów, możesz uprościć proces zakupów dla swoich pracowników.
  3. otrzymujesz dodatkową korzyść z kontroli kosztów, ponieważ dzięki procesowi zatwierdzania zakupu możesz kontrolować, jak pracownicy wydają pieniądze i na co.

:

  1. jest to dodatkowy wydatek. Ale dobre jest to, że okres zwrotu jest zazwyczaj w ciągu miesiąca lub dwóch. Więc jestem pewien, że Twój dyrektor finansowy nie będzie miał nic przeciwko tej inwestycji.
  2. jeśli produkt nie jest w pełni przyjęty, nie możesz uzyskać wszystkich obiecanych korzyści. Dlatego ważne jest, aby iść z partnerem, który jest gotów zainwestować w szkolenia i zwiększenie adopcji.

materiał bonusowy: przygotowaliśmy dla Ciebie szablon zamówienia zakupu, abyś mógł od razu zacząć śledzić zamówienia zakupu. Jeśli nie jesteś gotowy do wdrożenia zautomatyzowanego rozwiązania, po prostu zacznij od tego szablonu.

Opcja 3: systemy księgowe, takie jak QuickBooks lub ERP

trzecią opcją śledzenia zamówień zakupu jest użycie istniejącego pakietu księgowego.

używamy tutaj QuickBooks Online, ale możesz to zastąpić Sage, Xero, NetSuite lub dowolnym innym systemem, który ma funkcjonalność zamówienia zakupu.

dla kogo?

korzystanie z systemu księgowego jako systemu śledzenia zamówień zakupu jest możliwe. Istnieją jednak pewne ograniczenia.

najlepiej nadaje się dla firm z:

niski wolumen zakupów:

jeśli tworzysz 10-20 zamówień zakupu w ciągu miesiąca, ta strategia może działać dla ciebie. Wolumen jest na tyle niski, że zamówienia zakupu mogą być bezpośrednio

przewidywalny cykl życia i proste zarządzanie zapasami:

jeśli cykl życia zamówienia zakupu jest przewidywalny, oznacza to mniej zmian w procesie zamówienia zakupu.

im mniejsza liczba zmian, tym mniej musisz zmienić zamówienie zakupu w QuickBooks.

ograniczone zakupy produktów lub usług:

jeśli masz ograniczony zestaw przedmiotów, które kupujesz, bardzo łatwo jest ustawić te przedmioty w QuickBooks jako element główny.

to daje możliwość szybszego tworzenia zamówienia zakupu poprzez pobieranie artykułów z wzorca artykułów zamiast ręcznego wprowadzania opisu linii.

przyspiesza to proces, a także zmniejsza liczbę błędów podczas tworzenia zleceń zakupu.

jedna osoba w zespole zakupowym tworząca zamówienia:

jeśli nie masz wielu lokalizacji lub wielu osób wprowadzających zamówienia zakupu, ta strategia może działać dla ciebie.

problem z wieloma lokalizacjami lub wieloma osobami wprowadzającymi zamówienia zakupu w QuickBooks polega na tym, że teraz musisz otworzyć dostęp do wielu osób.

to nie jest dobra strategia, ponieważ QuickBooks nie ma sposobu na ograniczenie dostępu tylko do funkcji zamówienia zakupu. Żaden kontroler nie jest skłonny podjąć ryzyka otwarcia książek dla wielu osób w firmie.

Jak to zrobić:

oto jak skonfigurować system śledzenia zamówień zakupu w QuickBooks.

  1. Skonfiguruj proces żądania zakupu przez użytkowników. Możesz skonfigurować prosty formularz zapotrzebowania, który pracownicy mogą wykorzystać do złożenia wniosku. Na przykład przykładowy formularz zapotrzebowania jest następujący:

purchase_requisition_template

purchase_requisition_template

Pobierz szablon zapotrzebowania na zakup

  1. zalecamy ustawienie procesu zatwierdzania, aby kierownictwo miało możliwość sprawdzenia wydatków przed wydaniem zamówienia.
  2. Skonfiguruj e-mail zakupu, aby pracownicy mogli wysłać zgłoszenie zakupu na ten e-mail po zatwierdzeniu, na przykład [email protected]
  3. Zidentyfikuj jedną osobę, która jest odpowiedzialna za tworzenie zamówień zakupu w QuickBooks. Ta osoba może przejrzeć wniosek i utworzyć zamówienia zakupu w QuickBooks. Oto jak utworzyć zamówienie zakupu w QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. możesz użyć funkcji poczty e-mail QuickBooks, aby wysłać zamówienie zakupu z QuickBooks.
  2. po wygenerowaniu zlecenia zakupu Wyślij kopię zlecenia zakupu do wnioskodawcy. Następnie możesz śledzić zamówienia zakupu w QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

plusy:

  1. Proces jest bardzo prosty, pracownicy nie muszą uczyć się nowego systemu.
  2. nie ma dodatkowych kosztów dla systemu zakupów. Ponieważ płacisz już za QuickBooks, możesz korzystać z natywnych funkcji bez dodatkowych opłat.

:

  1. Zamawiający muszą śledzić swoje indywidualne zamówienia zakupu. Mimo że zamówienia zakupu są w QuickBooks, pracownicy nie mają dostępu do QuickBooks.
  2. proces nie skaluje się za pomocą objętości. Jest to dobra poprawka krótkoterminowa, ale długoterminowa, którą musisz przejść do systemu zakupów.
  3. ponieważ Proces jest ręczny, istnieje duża szansa na błędy. Nierzadko zdarza się, że pracownik zapomniał przekształcić zgłoszenie zapotrzebowania na zamówienie.

teraz twoja kolej

zdecyduj, która opcja jest najlepsza dla Ciebie i ruszaj.

oto jak zdecydować, która opcja jest dla ciebie najlepsza.

  1. jeśli wolumen zakupów jest niski, na przykład mniej niż 10 zamówień miesięcznie, użyj procesu opartego na arkuszu kalkulacyjnym do śledzenia zamówień.
  2. jeśli masz 10-20 zamówień zakupu i masz osobę, która może wprowadzać i zarządzać zamówieniami zakupu w QuickBooks, użyj opcji 3-QuickBooks lub systemu księgowego.
  3. jeśli utworzysz więcej niż 10 zleceń zakupu i masz wiele lokalizacji i ponad 10 pracowników, użyj systemu zakupów do śledzenia zleceń zakupu.

jeśli zdecydujesz się na trasę arkusza kalkulacyjnego, oto szablon dla Ciebie.

jeśli chcesz zobaczyć, jak ProcureDesk może pomóc ci w automatyzacji śledzenia zamówień zakupu, użyj poniższego przycisku, aby umówić się na 30-minutowe demo z naszym zespołem.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.