sledování objednávek (PO) – sledování objednávek s tabulkami nebo bez tabulek

bonusový materiál: šablona sledování objednávek
bojující se sledováním objednávek?

rostoucí společnosti, které nemají systém objednávek, často bojují s dodržováním objemu objednávek.

pomocí této strategie můžete snížit chaos při sledování objednávek.

můžete jít od neví, kde jsou objednávky přesně budou moci sledovat všechny objednávky.

s touto strategií můžete snížit zpoždění objednávky a zajistit transparentnost v celém životním cyklu objednávky.

zde jsou některé z výsledků, které naši zákazníci dosáhli pomocí této strategie za méně než 10 dní:

před a po_purchase_order_tracking

před a po_purchase_order_tracking

v tomto článku se budeme zabývat 3 způsoby, jak můžete sledovat své objednávky. Budeme hovořit o poněkud volných možnostech a lepším způsobu použití softwaru pro objednávky.

nic není opravdu zdarma, i když tabulky mohou být zdarma, ale náklady na čas zaměstnanců na sledování objednávky v tabulkách.

ale než půjdeme dál, Klikněte níže a stáhněte si šablonu sledování objednávek

pomocí této šablony můžete začít sledovat objednávky a pokud právě začínáte, tato šablona je vše, co potřebujete k tomu, abyste svůj nákup dostali pod kontrolu.

než začneme, pojďme pokrýt některé základní otázky

co je sledování objednávky (PO)?

sledování objednávek znamená činnost sledování životního cyklu objednávky tak, aby každý měl úplný přehled o dodavatelském řetězci. Mohlo by to být sledování objednávek v reálném čase nebo prostřednictvím ručního procesu.

cílem sledování objednávek je poskytnout viditelnost v reálném čase (pokud je to možné) všem zúčastněným v procesu zadávání veřejných zakázek.

životní cyklus objednávky

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

vydáno:

Toto je první krok životního cyklu objednávky. Po schválení požadavků na nákup je vygenerováno další číslo objednávky (PO) a objednávka je odeslána prodejci.

můžete vytvářet objednávku v tabulkách nebo pomocí elektronického systému objednávek nebo pomocí šablon objednávek V aplikaci Microsoft Word.

typické informace o objednávce zahrnují zakoupené řádkové položky, podmínky jako platební podmínky, způsob platby a časový rámec, ve kterém potřebujete dodání produktu.

mohlo by to také zahrnovat speciální dodací podmínky a způsob správy žádostí o zrušení objednávky.

potvrzeno:

po vydání objednávky prodejci prodejce potvrdí objednávku, aby potvrdil, zda může splnit požadavky objednávky.

objednaný produkt může být například přerušen nebo zpětně objednán. Potvrzením objednávky prodávající sděluje, zda může produkt dodat a kdy. Sdělení je zasíláno jednotlivým zúčastněným stranám nebo manažerovi dodavatelského řetězce.

dodáno:

když prodejce dodá produkt, změní se stav objednávky na dodáno.

kupující obecně vytvářejí poznámku o přijetí zboží (GRN), která zaznamenává dodávku produktu a zachycuje další podrobnosti, jako jsou sériová čísla atd.

kupující může potřebovat připomenutí pro vytváření účtenek.

zavřeno:

uzavřený stav znamená, že pro tuto objednávku nemůže dojít k žádné další aktivitě. Například objednávka je doručena v plné výši a nemůže dojít k žádné další činnosti.

existují dvě varianty uzavřeného stavu

  1. , když je objednávka doručena, nebo
  2. , když je objednávka doručena a související faktury byly zaplaceny.

kdy mám použít sledování objednávek v procesu zadávání zakázek?

krátká odpověď je, že byste měli mít vždy řešení pro sledování objednávek.

při větším objemu objednávky je však proces sledování objednávky relevantnější.

zde je rychlý kontrolní seznam, kdy má sledování objednávek smysl:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. pokud vydáváte pouze 3 objednávky měsíčně, není toho moc co sledovat!
  2. pokud však vydáváte 100 objednávek měsíčně, určitě potřebujete proces sledování objednávek.

druhým aspektem je složitost a počet dodavatelů.

  1. pokud jsou objednávky 100 vydávány pouze 2 prodejcům, může být pro nákupní oddělení snazší zavolat prodejci a zjistit stav.

takže ve zkratce, pokud máte velký objem objednávky, který je rozložen na více dodavatelů, proces sledování objednávky je absolutní nutností.

potřebujete schvalovací pracovní postup pro změny objednávky?

krátká odpověď zní ano, vždy se doporučuje mít schvalovací pracovní postup pro objednávky.

nazýváme tento soulad trojúhelník:

schvalovací workflow pro změny objednávek

schvalovací pracovní postup pro změny objednávky

během životního cyklu objednávky se informace týkající se objednávek často mění.

zde je několik příkladů, proč možná budete muset změnit objednávku.

  1. změny zakoupených položek z důvodu změny požadavků.
  2. zvýšení nebo snížení objednaného množství v důsledku změny obchodní poptávky.
  3. změňte na zakoupené položky, protože původní objednané položky byly přerušeny.

zde je důvod, proč budete potřebovat schvalovací pracovní postup pro změny objednávky.

nákup compliance:

chcete vědět, proč se něco změnilo a kdy se změnilo.

například zaměstnanec zadal objednávku na widget, který stojí $ 1,000 .

původní objednávka byla pro 100 widgetů, ale nyní je třeba ji změnit na 150, aby se přizpůsobila zvýšené obchodní poptávce.

to je nárůst o $ 50,000 v dodatečných výdajích ve srovnání s $ 100,000, který byl původně schválen pro nákup.

v závislosti na velikosti společnosti by to mohlo mít významný dopad na rozpočty společnosti a mělo by být schváleno na odpovídající úrovni řízení.

zabraňuje podvodům:

pokračování výše uvedeného příkladu, pokud nemáte schválení objednávky ke změnám, může každý zaměstnanec změnit objednávku a objednávky paláce u položek, které nebyly schváleny k nákupu.

tím, že máte proces schvalování změn, můžete zajistit, že máte kontrolní mechanismus, který zabrání podvodům při zadávání veřejných zakázek.

další výhodou procesu schvalování objednávky je, že můžete snadno ovládat nepoctivé výdaje. Nepoctiví výdaje je, když zaměstnanci nákup produktů, ale prodejci jiné než to, co je vybrán vaše nákupní oddělení.

SPECIFIKACE změny dopad:

pokud se specifikace produktu změní v důsledku pořadí změn, pak vám pracovní postup schválení poskytuje příležitost přezkoumat dopad specifikací.

například zakoupíte widget od dodavatele, ale z nějakého důvodu je widget zpětně objednán.

prodejce nabízí náhradní díl, ale pokud to není schváleno procesem zavádění nového produktu, nevíte, zda splňuje vaše požadavky nebo ne.

jak implementovat sledování objednávek a zefektivnit sledování po

existuje několik způsobů, jak můžete implementovat systém sledování objednávek. Zde pokrýváme Tři možnosti:

tabulky, online nákupní systém nebo vaše účetní systémy, jako je QuickBooks.

tyto možnosti se liší od bezplatných po placené.

v každé volbě bychom se zabývali podrobnostmi o tom, kdy tuto volbu Použít a kde nemá smysl tuto volbu používat.

pojďme do podrobností.

Option1: sledování objednávek pomocí tabulek-ruční sledování objednávek

první možností je samozřejmě tabulka. Neexistuje nic, co nelze vyřešit pomocí tabulky!

pokračujte a stáhněte si šablonu zde:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

a začněte se sledováním objednávek.

pro koho je určen?

sledování objednávek je užitečné pro společnosti s následujícími atributy nákupu

  1. nízký objem objednávek: Pokud vytváříte méně než 10 objednávek měsíčně, sledování objednávek v tabulce je pro vás životaschopnou volbou.
  2. omezené změny v objednávkách: pokud se vaše objednávky zřídka změní po zadání objednávky, mohou být dobrou volbou tabulky. Například dodavatel odešle objednávku následující den, takže není prostor pro změny.
  3. omezené zrušení objednávky: pokud je zrušeno více objednávek, je obtížné sledovat tyto objednávky aktualizací tabulek po celou dobu.
  4. jedna nebo dvě osoby sledující objednávky: pokud máte jednu osobu sledující list pro sledování objednávek,pak je méně šancí, že týmy přepíší informace.

jak na to:

Vytvořte jednoduchou tabulku nebo dokument Google, který váš tým může snadno udržovat.

vše, co potřebujete, je několik základních informací, jako je číslo objednávky, datum, název dodavatele, stav objednávky atd.

Chcete-li začít, stáhněte si naši bezplatnou šablonu pro sledování objednávek a upravte ji tak, aby přidala další sloupce, které potřebujete ke sledování údajů o objednávce.

Pros:

  1. je snadné začít. Vše, co potřebujete, je váš oblíbený tabulkový program.
  2. je zdarma, za předpokladu, že již máte nainstalovanou licenci společnosti Microsoft. Můžete také Dokumenty Google, které jsou zcela zdarma.
  3. nejsou vyžadovány žádné další změny procesu Kromě toho, že máte jednotlivce nebo tým, který je zodpovědný za sledování objednávek.

nevýhody:

  1. tabulky se obtížně udržují a jsou náchylné k lidským chybám. Informace o objednávkách se neustále mění a vždy potřebujete neustálé aktualizace tabulky.
  2. možná vám chybí informace o objednávce, pokud osoba aktualizující tracker zapomněla dokument aktualizovat.
  3. přestože je tabulka zdarma, stále existují náklady na proces. Řekněme, že člověk tráví 2 hodiny každý den, aby udržoval tracker, to je 40 hodin týdně. Předpokládejme, že $ 40/hodina sazba, trávíte $ 1600 na udržování objednávky tracker.

možnost 2: implementujte sledování objednávek v reálném čase pomocí softwaru pro správu objednávek

druhou možností je použití elektronického systému sledování objednávek. Místo použití ručního procesu k vytváření a sledování objednávek můžete použít elektronický systém objednávek. Existují další výhody používání nákupního systému, tj. lepší procesní a nákupní soulad.

pro koho je určen?

měli byste přemýšlet o implementaci nákupního systému pro sledování objednávek, Pokud váš nákupní proces vypadá takto

vyšší objem objednávky:

pokud vytváříte více než 10 objednávek měsíčně, je pravděpodobné, že ruční proces tabulky nebude fungovat pro vás.

s velkým objemem nákupu je obtížné držet krok se zadáváním a udržováním údajů o sledování objednávek v tabulkách.

více míst:

v případě více míst je pravděpodobné, že více lidí udržuje svůj individuální tracker nebo více zaměstnanců udržuje stejný sledovač objednávek.

existuje také šance, že data chybí v případě, že někdo zapomene aktualizovat tabulku s novou objednávkou, kterou vytvořil.

více změn v objednávce:

čím častější změny máte v objednávkách, tím více aktualizací potřebujete v tabulkách.

nejdůležitější je vědět, co se změnilo a kdo to změnil. Čím více změn, tím pracnější je aktualizace tabulek s informacemi o sledování objednávek.

velké rozšíření dodavatelů a položek:

pokud máte velké rozšíření dodavatelů a položek, znamená to více objednávek a různé způsoby objednávky napříč deskou.

například někteří prodejci mohou očekávat, že objednávky budou umístěny na webových stránkách nebo někteří mohou očekávat, že objednávky budou zadány po telefonu.

u různých metod pořadí existuje zvýšená šance na chyby při aktualizaci tabulky.

jak na to:

na trhu je k dispozici více softwaru pro sledování objednávek.

klíčem je najít řešení, které nejlépe vyhovuje vašim požadavkům.

zde je sada klíčových funkcí, které byste potřebovali pro software pro sledování objednávek

  1. jediné úložiště pro všechny vaše nákupní objednávky.
  2. schopnost zpracovat proces schvalování objednávky
  3. schopnost sledovat stav přepravy a automaticky informovat uživatele o stavu objednávky. Můžete například sledovat stav následovně:

purchase_order_tracking

purchase_order_tracking
  1. snadný způsob, jak mohou uživatelé potvrdit příjmy produktu nebo služeb. Takto můžete například sledovat objednávky v ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. systém, který se integruje s vaším účetním balíčkem, například QuickBooks

pokud byste chtěli vidět, jak vám ProcureDesk může pomoci se sledováním objednávek, můžete si naplánovat demo s jedním z našich odborníků na nákup.

zde je příklad, jak můžete sledovat objednávky v ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

Pros:

  1. je zcela automatizovaný, takže žádné další tabulky.
  2. zvýšíte produktivitu týmu, protože vaše společnost stráví méně času vytvářením a sledováním objednávek. Využitím katalogů můžete zjednodušit nákupní proces pro své zaměstnance.
  3. získáte další výhodu kontroly nákladů, protože s procesem schvalování nákupu můžete kontrolovat, jak zaměstnanci utrácejí peníze a za co.

nevýhody:

  1. jedná se o dodatečné náklady. Ale dobrá část je, že doba návratnosti je obvykle do měsíce nebo dvou. Takže jsem si jistý, že váš finanční ředitel bude s touto investicí v pořádku.
  2. pokud produkt není plně přijat, nemůžete získat všechny slíbené výhody. Proto je důležité jít s partnerem, který je ochoten investovat do školení a zvyšování adopce.

bonusový materiál: sestavili jsme pro vás šablonu objednávky, abyste mohli okamžitě začít sledovat nákupní objednávky. Pokud nejste připraveni implementovat automatizované řešení, začněte s touto šablonou.

možnost 3: účetní systémy jako QuickBooks nebo ERP

třetí možností pro sledování objednávek je použití stávajícího účetního balíčku.

používáme QuickBooks Online zde, ale můžete to nahradit Sage, Xero, NetSuite nebo jiným systémem, který má funkčnost objednávky.

pro koho je určen?

použití účetního systému jako systému sledování objednávek je proveditelné. Existují však určitá omezení.

je nejvhodnější pro společnosti s:

nízký objem nákupu:

pokud vytváříte 10-20 objednávek za měsíc, pak by tato strategie mohla fungovat pro vás. Objem je dostatečně nízký, že nákupní objednávky mohou být přímo

předvídatelný životní cyklus a jednoduchá správa zásob:

pokud je životní cyklus objednávky předvídatelný, znamená to méně změn v procesu objednávky.

čím nižší je počet změn, tím méně musíte změnit objednávku v QuickBooks.

omezené nákupy produktů nebo služeb:

pokud máte omezenou sadu položek, které zakoupíte, je velmi snadné nastavit tyto položky v QuickBooks jako master položky.

to vám dává možnost vytvořit objednávku rychleji vyzvednutím položek z položky master namísto ručního zadání popisu řádku.

to urychluje proces a snižuje chyby při vytváření objednávek.

jedna osoba v týmu pro zadávání zakázek vytvářející objednávky:

pokud nemáte více míst nebo více lidí, kteří zadávají objednávky, pak by tato strategie mohla pracovat pro vás.

problém s více místy nebo více lidmi zadávajícími objednávky v QuickBooks je, že nyní musíte otevřít přístup více lidem.

to není dobrá strategie, protože QuickBooks nemá způsob, jak omezit přístup pouze k funkcím objednávky. Žádný správce není ochoten riskovat otevření knih více lidem ve společnosti.

jak na to:

zde je návod, jak nastavit systém sledování objednávek v QuickBooks.

  1. nastavit Proces pro uživatele požádat o nákup. Můžete nastavit jednoduchý formulář žádosti, který mohou zaměstnanci použít k podání žádosti. Například vzorový formulář žádosti je následující:

purchase_requisition_template

purchase_requisition_template

stáhnout šablonu požadavku na nákup

  1. doporučujeme nastavit schvalovací proces tak, aby vedení mělo možnost zkontrolovat náklady před vydáním objednávky.
  2. nastavte nákupní e-mail tak, aby zaměstnanci mohli po schválení odeslat požadavek na nákup na tento e-mail, například, [email protected]
  3. Identifikujte jednu osobu, která je zodpovědná za vytváření objednávek v QuickBooks. Tato osoba může žádost zkontrolovat a vytvořit objednávky v QuickBooks. Zde je návod, jak vytvořit objednávku v QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. k odeslání objednávky z QuickBooks můžete použít e-mailovou funkci QuickBooks.
  2. po vygenerování objednávky zašlete kopii objednávky žadateli. Pak můžete sledovat objednávky v QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

Pros:

  1. proces je velmi jednoduchý, zaměstnanci se nemusí učit nový systém.
  2. neexistují žádné další náklady na nákupní systém. Vzhledem k tomu, že již platíte za QuickBooks, můžete nativní funkce používat bez dalších poplatků.

nevýhody:

  1. žadatelé musí mít přehled o svých individuálních objednávkách. I když objednávky jsou v QuickBooks, zaměstnanci nemají přístup k QuickBooks.
  2. proces není měřítko s objemem. Je to dobrá krátkodobá oprava, ale dlouhodobě musíte jít do nákupního systému.
  3. vzhledem k tomu, že proces je ruční, existuje vysoká šance na chyby. Není neobvyklé, že váš zaměstnanec zapomněl převést požadavek na objednávku.

nyní je řada na vás

rozhodněte se, která možnost je pro vás nejlepší a jděte.

zde je návod, jak se rozhodnout, která možnost je pro vás nejlepší.

  1. pokud je objem nákupu nízký, například méně než 10 objednávek měsíčně, použijte pro sledování objednávek proces založený na tabulkovém procesoru.
  2. pokud máte 10-20 objednávek a máte osobu, která může zadávat a spravovat objednávky v QuickBooks, použijte volbu 3-QuickBooks nebo váš účetní systém.
  3. pokud vytvoříte více než 10 objednávek a máte více míst a 10 + zaměstnanců, použijte nákupní systém ke sledování vašich objednávek.

pokud se rozhodnete jít tabulkovou cestou, zde je šablona pro vás.

pokud vás zajímá, jak vám ProcureDesk může pomoci s automatizací sledování objednávek, pomocí tlačítka níže naplánujte 30minutové demo s naším týmem.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.