Seguimiento de órdenes de compra (PO): Seguimiento de órdenes de compra con o sin hojas de cálculo

Material de bonificación: Plantilla de Seguimiento de órdenes de compra

Las empresas en crecimiento que no tienen un sistema de órdenes de compra a menudo tienen dificultades para mantenerse al día con el volumen de órdenes de compra.

Con esta estrategia, puede reducir el caos en el seguimiento de las órdenes de compra.

Puede pasar de no saber dónde están los pedidos a poder rastrear exactamente todos los pedidos.

Con esta estrategia, puede reducir los retrasos en las órdenes de compra y garantizar la transparencia en todo el ciclo de vida de las órdenes de compra.

Estos son algunos de los resultados que nuestros clientes han logrado con esta estrategia en menos de 10 días:

Antes y after_purchase_order_tracking

Antes y after_purchase_order_tracking

En este artículo, vamos a cubrir 3 formas en que puede rastrear sus órdenes de compra. Hablaremos de opciones algo gratuitas y una mejor manera de usar el software de órdenes de compra.

Nada es realmente gratuito, a pesar de que las hojas de cálculo pueden ser gratuitas, pero hay un costo de tiempo de los empleados para rastrear la orden de compra en hojas de cálculo.

Pero antes de ir más lejos, haga clic a continuación para descargar la plantilla de seguimiento de órdenes de compra

Use esta plantilla para comenzar a rastrear órdenes de compra y, si recién está comenzando, esta plantilla es todo lo que necesita para controlar sus compras.

Antes de comenzar, cubramos algunas preguntas básicas

¿Qué es el Seguimiento de Órdenes de compra (PO)?

Seguimiento de órdenes de compra significa la actividad de seguimiento del ciclo de vida de una orden de compra para que todos tengan una visibilidad completa de la cadena de suministro. Esto podría ser un seguimiento en tiempo real de las órdenes de compra o a través de un proceso manual.

El objetivo del seguimiento de órdenes de compra es proporcionar visibilidad en tiempo real (siempre que sea posible) a todos los involucrados en el proceso de adquisición.

Ciclo de vida de la orden de compra

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

Emitido:

Este es el primer paso del ciclo de vida de la orden de compra. Una vez aprobadas las solicitudes de compra, se genera un número de orden de compra(PO) más y la orden de compra se envía al proveedor.

Es posible que esté creando la orden de compra en hojas de cálculo, o utilizando un sistema electrónico de órdenes de compra, o utilizando plantillas de órdenes de compra en Microsoft Word.

La información típica de la orden de compra incluye artículos de línea comprados, términos como las condiciones de pago, el método de pago y el plazo en el que necesita la entrega del producto.

También podría incluir condiciones de entrega especiales y cómo gestionar las solicitudes de cancelación de una orden de compra.

Reconocido:

Después de emitir la orden de compra al vendedor, el vendedor reconoce la orden para confirmar si puede cumplir con los requisitos de la orden de compra.

Por ejemplo, el producto solicitado puede ser descatalogado o pedido pendiente. Al reconocer el pedido, el proveedor está comunicando si puede entregar el producto y para cuándo. La comunicación se envía a las partes interesadas individuales o al gerente de la cadena de suministro.

Entregado:

Cuando el proveedor envía el producto, el estado de una orden de compra cambia a entregado.

Los compradores generalmente crean una Nota de Recibo de mercancías (GRN) para registrar la entrega del producto y capturar otros detalles como números de serie, etc.

Es posible que un comprador necesite un recordatorio para crear recibos.

Cerrado:

Un estado cerrado significa que no puede haber más actividad para esta orden de compra. Por ejemplo, un pedido se entrega en su totalidad y no puede haber más actividad.

Hay dos variaciones del estado cerrado

  1. Cuando se entrega la orden de compra o
  2. Cuando se entrega la orden de compra y se han pagado las facturas asociadas.

¿Cuándo Debo Usar el Seguimiento de Órdenes de Compra en el Proceso de Adquisición?

La respuesta corta es que siempre debe tener una solución de seguimiento de órdenes de compra implementada.

Sin embargo, con un volumen de orden de compra mayor, el proceso de seguimiento de la orden de compra es más relevante.

Aquí hay una lista de verificación rápida sobre cuándo el seguimiento de órdenes de compra tiene sentido:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. Si solo emite 3 órdenes de compra al mes, ¡no hay mucho que rastrear!
  2. Sin embargo, si está emitiendo 100 órdenes de compra al mes, definitivamente necesita un proceso para rastrear las órdenes de compra.

El segundo aspecto es la complejidad y el número de proveedores.

  1. Si las 100 órdenes de compra solo se emiten para 2 proveedores, podría ser más fácil para el departamento de compras llamar al proveedor y averiguar el estado.

Así que, en pocas palabras, si tiene un gran volumen de pedidos de compra que se distribuye entre varios proveedores, un proceso de seguimiento de pedidos de compra es una necesidad absoluta.

¿Necesita un Flujo de Trabajo de Aprobación para los Cambios en las Órdenes de Compra?

La respuesta corta es Sí, siempre se recomienda tener un flujo de trabajo de aprobación para las órdenes de compra.

Llamamos a este triángulo de cumplimiento:

 Flujo de trabajo de aprobación para cambios de pedidos

Flujo de trabajo de aprobación para cambios de pedidos

Durante el ciclo de vida de la orden de compra, la información relativa a las órdenes de compra cambia con frecuencia.

Aquí hay un par de ejemplos de por qué es posible que deba cambiar la orden de compra.

  1. Cambios en los artículos comprados debido al cambio de requisitos.
  2. Aumento o disminución de la cantidad pedida debido a cambios en la demanda comercial.
  3. Cambio en los artículos comprados porque los artículos pedidos originales se han descontinuado.

Esta es la razón por la que es posible que necesite un flujo de trabajo de aprobación para los cambios de órdenes de compra.

Cumplimiento de compras:

desea saber por qué se cambió algo y cuándo se cambió.

Por ejemplo, un empleado realizó un pedido de un widget que costó 1 1,000.

El pedido original era para 100 widgets, pero ahora necesitan cambiarlo a 150 para adaptarse al aumento de la demanda comercial.

, es decir, un aumento de 50.000 dólares en gastos adicionales en comparación con los 100.000 dólares autorizados originalmente para la compra.

Dependiendo del tamaño de la empresa, esto podría tener un impacto significativo en los presupuestos de la empresa y debería autorizarse al nivel adecuado de gestión.

Evita el fraude:

Continuando con el ejemplo anterior, si no tiene una aprobación de orden de compra para cambios, cualquier empleado puede cambiar la orden de compra y las órdenes de palacio para artículos que no fueron autorizados para la compra.

Al tener un proceso de aprobación de cambios, puede asegurarse de tener el mecanismo de control para evitar el fraude en las adquisiciones.

Otro beneficio de un proceso de aprobación de órdenes de compra es que puede controlar fácilmente el gasto fraudulento. El gasto deshonesto es cuando los empleados compran productos pero proveedores que no son los elegidos por su departamento de compras.

Impacto de los cambios en las especificaciones:

Si la especificación del producto cambia como resultado de la orden de cambio, tener un flujo de trabajo de aprobación le brinda la oportunidad de revisar el impacto de las especificaciones.

Por ejemplo, usted compra un widget de un proveedor, pero por alguna razón, el widget está pedido en espera.

El proveedor ofrece una pieza de repuesto, pero a menos que se apruebe a través de un proceso de Introducción de un nuevo Producto, no sabe si cumple con sus requisitos o no.

Cómo implementar el Seguimiento de Órdenes de Compra y optimizar el Seguimiento de Órdenes de compra

Hay varias maneras de implementar un sistema de seguimiento de órdenes de compra. Cubrimos tres opciones aquí: Hojas de cálculo

, un sistema de compras en línea o sus sistemas de contabilidad como QuickBooks.

Estas opciones varían de gratis a pago.

En cada opción, cubriríamos los detalles sobre cuándo usar esta opción y dónde no tiene sentido usar esa opción.

Entremos en detalles.

Opción1: Seguimiento de Órdenes De Compra Con Hojas de Cálculo-Seguimiento Manual de Órdenes de Compra

La primera opción es, por supuesto, una hoja de cálculo. ¡No hay nada que no se pueda resolver usando una hoja de cálculo!

Siga adelante y descargue la plantilla aquí:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

Y empezar con el seguimiento de órdenes de compra.

¿Para quién es?

El seguimiento de órdenes de compra es útil para empresas con los siguientes atributos de compra

  1. Bajo volumen de órdenes de compra: Si crea menos de 10 órdenes de compra al mes, el seguimiento de las órdenes de compra en una hoja de cálculo es una opción viable para usted.
  2. Cambios limitados en las órdenes de compra: Si sus órdenes de compra rara vez cambian después de realizar el pedido, las hojas de cálculo podrían ser una buena opción. Por ejemplo, el proveedor envía el pedido al día siguiente, por lo que no hay espacio para cambios.
  3. Cancelación limitada de pedidos: Si se cancelan varios pedidos, se hace difícil realizar un seguimiento de esos pedidos actualizando las hojas de cálculo todo el tiempo.
  4. Una o dos personas rastreando pedidos: Si tienes una persona rastreando la hoja de seguimiento de pedidos, hay menos posibilidades de que los equipos anulen la información.

Cómo hacerlo:

Crea una hoja de cálculo simple o un documento de Google que tu equipo pueda mantener fácilmente.

Todo lo que necesita es información básica como el número de pedido, la fecha, el nombre del proveedor, el estado del pedido, etc.

Para comenzar, descargue nuestra plantilla de seguimiento de pedidos de compra gratuita y modifíquela para agregar las columnas adicionales que necesite para rastrear los datos de los pedidos de compra.

Pros:

  1. Es fácil comenzar. Todo lo que necesita es su programa de hoja de cálculo favorito.
  2. Es gratis, suponiendo que ya tenga instalada la licencia de Microsoft. También puede Google docs, que es totalmente gratuito.
  3. No se requieren cambios de proceso adicionales, aparte de tener un individuo o un equipo que sea responsable del seguimiento de las órdenes de compra.

Cons:

  1. Las hojas de cálculo son difíciles de mantener y propensas a errores humanos. La información sobre las órdenes de compra sigue cambiando y siempre necesita actualizaciones constantes en la hoja de cálculo.
  2. Es posible que le falte la información de la orden de compra si la persona que actualiza el rastreador olvidó actualizar el documento.
  3. Aunque la hoja de cálculo es gratuita, todavía hay un costo del proceso. Digamos que una persona pasa 2 horas al día para mantener el rastreador, es decir, 40 horas a la semana. Suponga una tarifa de 4 40 / hora, está gastando 1 1600 en mantener un rastreador de órdenes de compra.

Opción 2: Implementar el Seguimiento de Órdenes de Compra (PO) en Tiempo Real Con el Software de Gestión de Órdenes de Compra

La segunda opción es utilizar un sistema electrónico de seguimiento de órdenes de compra. En lugar de usar un proceso manual para crear y rastrear órdenes de compra, puede usar un sistema electrónico de órdenes de compra. Hay beneficios adicionales para el uso de un sistema de compra, es decir, mejor cumplimiento de procesos y compras.

¿Para quién es?

Debería pensar en implementar un sistema de compras para el seguimiento de pedidos si su proceso de compra se ve como el siguiente

Mayor volumen de pedidos de compra:

Si está creando más de 10 pedidos de compra al mes, es probable que un proceso de hoja de cálculo manual no funcione para usted.

Con un gran volumen de compras, es difícil mantenerse al día con la introducción y el mantenimiento de los datos de seguimiento de órdenes de compra en hojas de cálculo.

Múltiples ubicaciones:

En el caso de varias ubicaciones, es probable que varias personas mantengan su rastreador individual o que varios empleados mantengan el mismo rastreador de órdenes de compra.

También hay posibilidades de que falten datos en caso de que alguien se olvide de actualizar la hoja de cálculo con un nuevo orden que ha creado.

Cambios múltiples en la orden de compra:

Cuantos más cambios frecuentes tenga en las órdenes de compra, más actualizaciones necesitará en las hojas de cálculo.

Lo más importante es saber qué cambió y quién lo cambió. Cuantos más cambios, más laborioso es actualizar las hojas de cálculo con información de seguimiento de pedidos.

Una gran variedad de proveedores y artículos:

Si tiene una gran variedad de proveedores y artículos, eso significa más pedidos y diferentes métodos de órdenes de compra en todos los ámbitos.

Por ejemplo, algunos proveedores podrían esperar las órdenes para ser colocado en el sitio web o algunos podrían esperar los pedidos realizados por teléfono.

Con los diferentes métodos de orden, hay una mayor probabilidad de errores al actualizar la hoja de cálculo.

Cómo hacerlo:

Hay software de seguimiento de órdenes de compra múltiples disponibles en el mercado.

La clave es encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Aquí hay un conjunto de características clave que necesitaría para el software de seguimiento de órdenes de compra

  1. Un único repositorio para todas sus órdenes de compra.
  2. Capacidad para manejar el proceso de aprobación de pedidos de compra
  3. Capacidad para rastrear el estado del envío e informar automáticamente a los usuarios sobre el estado del pedido. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento del estado de la siguiente manera:

purchase_order_tracking

purchase_order_tracking
  1. Una manera fácil para los usuarios para confirmar los recibos de los productos o servicios. Por ejemplo, así es como puede rastrear órdenes de compra en ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. Un sistema que se integra con su paquete de contabilidad, por ejemplo, QuickBooks

Si desea ver cómo ProcureDesk puede ayudarlo con el seguimiento de órdenes de compra, no dude en programar una demostración con uno de nuestros expertos en compras.

Este es un ejemplo de cómo puede rastrear pedidos en ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

Pros:

  1. Está completamente automatizado, así que no más hojas de cálculo.
  2. Aumentaría la productividad del equipo porque su empresa pasaría menos tiempo creando y rastreando órdenes de compra. Al aprovechar los catálogos, puede simplificar el proceso de compra para sus empleados.
  3. Obtiene el beneficio adicional del control de costos porque con un proceso de aprobación de compra puede controlar cómo gastan el dinero los empleados y en qué.

Cons:

  1. Es un gasto adicional. Pero lo bueno es que el período de recuperación de la inversión es generalmente dentro de un mes o dos. Así que estoy seguro de que su director financiero estaría de acuerdo con esta inversión.
  2. Si el producto no se adopta por completo, no puede obtener todos los beneficios prometidos. Por eso es importante ir con un socio que esté dispuesto a invertir en capacitación y aumentar la adopción.

Material de bonificación: Hemos creado una plantilla de orden de compra para que pueda comenzar a realizar un seguimiento de las órdenes de compra al instante. Si no está listo para implementar una solución automatizada, simplemente comience con esta plantilla.

Opción 3: Sistemas de contabilidad como QuickBooks o ERP

La tercera opción para rastrear órdenes de compra es usar su paquete de contabilidad existente.

Estamos utilizando QuickBooks en línea aquí, pero puede reemplazarlo con Sage, Xero, NetSuite o cualquier otro sistema que tenga una funcionalidad de orden de compra.

¿Para quién es?

Usar su sistema de contabilidad como sistema de seguimiento de órdenes de compra es factible. Sin embargo, hay ciertas limitaciones.

Es el más adecuado para empresas con:

Bajo volumen de compra:

Si está creando de 10 a 20 órdenes de compra en un mes, esta estrategia podría funcionar para usted. El volumen es lo suficientemente bajo como para que las órdenes de compra puedan ser directamente

Ciclo de vida predecible y gestión de inventario simple:

Si el ciclo de vida de la orden de compra es predecible, eso significa menos cambios en el proceso de la orden de compra.

Cuanto menor sea el número de cambios, menos tendrá que cambiar la orden de compra en QuickBooks.

Compras limitadas de productos o servicios:

Si tiene un conjunto limitado de artículos que compra, es muy fácil configurarlos en QuickBooks como un maestro de artículos.

Que le da la capacidad de crear la orden de compra más rápido recogiendo los artículos del maestro de artículos en lugar de ingresar la descripción de la línea manualmente.

Esto acelera el proceso y reduce los errores al crear órdenes de compra.

Una sola persona en el equipo de compras que crea órdenes de compra:

Si no tienes varias ubicaciones o varias personas que ingresan órdenes de compra, esta estrategia podría funcionar para ti.

El problema con varias ubicaciones o varias personas que ingresan órdenes de compra en QuickBooks es que ahora tiene que abrir el acceso a varias personas.

Esa no es una buena estrategia porque QuickBooks no tiene una forma de restringir el acceso solo a la funcionalidad de la orden de compra. Ningún Controlador está dispuesto a correr el riesgo de abrir Libros a varias personas en la empresa.

Cómo hacerlo:

Aquí le mostramos cómo configurar un sistema de seguimiento de órdenes de compra en QuickBooks.

  1. Configure un proceso para que los usuarios soliciten una compra. Puede configurar un formulario de solicitud simple que los empleados puedan usar para enviar una solicitud. Por ejemplo, un formulario de solicitud de muestra es el siguiente:

placa de adquisición de compra

purchase_requisition_template

Descargar plantilla de solicitud de compra

  1. Recomendamos establecer un proceso de aprobación para que la administración tenga la oportunidad de revisar el gasto antes de que se emita la orden de compra.
  2. Configure un correo electrónico de compra para que los empleados puedan enviar por correo electrónico la solicitud de compra a ese correo electrónico después de la aprobación, por ejemplo, [email protected]
  3. Identifique a una sola persona responsable de crear órdenes de compra en QuickBooks. Esta persona puede revisar la solicitud y crear órdenes de compra en QuickBooks. Aquí le mostramos cómo crear una orden de compra en QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. Puede usar la funcionalidad de correo electrónico de QuickBooks para enviar la orden de compra desde QuickBooks.
  2. Después de generar la orden de compra, envíe una copia de la orden de compra al solicitante. A continuación, puede realizar un seguimiento de las órdenes de compra en QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

Pros:

  1. El proceso es muy simple, los empleados no necesitan aprender un nuevo sistema.
  2. No hay gastos adicionales por un sistema de compra. Dado que ya está pagando por QuickBooks, puede usar las capacidades nativas sin cargo adicional.

Cons:

  1. Los solicitantes tienen que llevar un registro de sus órdenes de compra individuales. A pesar de que las órdenes de compra están en QuickBooks, los empleados no tienen acceso a QuickBooks.
  2. El proceso no se escala con el volumen. Es una buena solución a corto plazo, pero a largo plazo necesita ir a un sistema de compras.
  3. Dado que el proceso es manual, hay una alta probabilidad de errores. No es raro que su empleado se olvide de convertir una solicitud en una orden de compra.

Ahora tu turno

Decide qué opción es la mejor para ti y ponte en marcha.

Aquí le mostramos cómo decidir qué opción es la mejor para usted.

  1. Si el volumen de compra es bajo, por ejemplo, menos de 10 pedidos al mes, utilice un proceso basado en hojas de cálculo para el seguimiento de pedidos.
  2. Si tiene de 10 a 20 órdenes de compra y tiene una persona que puede ingresar y administrar las órdenes de compra en QuickBooks, use la opción 3 – QuickBooks o su sistema de contabilidad.
  3. Si crea más de 10 órdenes de compra y tiene varias ubicaciones y más de 10 empleados, use un sistema de compras para rastrear sus órdenes de compra.

Si decide ir a la ruta de la hoja de cálculo, aquí está la plantilla para usted.

Si está interesado en ver cómo ProcureDesk puede ayudarlo a automatizar el seguimiento de su orden de compra, use el botón a continuación para programar una demostración de 30 minutos con nuestro equipo.

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