Purchase Order (PO) Tracking – Traccia gli ordini di acquisto con o senza fogli di calcolo

Materiale bonus: Purchase Order Tracker Template
Lottando con il monitoraggio degli ordini di acquisto?

Le aziende in crescita che non dispongono di un sistema di ordini di acquisto spesso faticano a tenere il passo con il volume degli ordini di acquisto.

Utilizzando questa strategia, è possibile ridurre il caos nel monitoraggio degli ordini di acquisto.

Puoi passare dal non sapere dove sono gli ordini a essere esattamente in grado di tracciare tutti gli ordini.

Con questa strategia, è possibile ridurre i ritardi degli ordini di acquisto e garantire la trasparenza in tutto il ciclo di vita degli ordini di acquisto.

Qui sono alcuni dei risultati che i nostri clienti abbiano ottenuto utilizzando questa strategia, in meno di 10 giorni:

Prima e after_purchase_order_tracking

Prima e after_purchase_order_tracking

In questo articolo, stiamo andando a coprire 3 modi per tenere traccia degli ordini di acquisto. Parleremo di opzioni un po ‘ gratuite e di un modo migliore per utilizzare il software di ordine di acquisto.

Nulla è veramente gratuito, anche se i fogli di calcolo potrebbero essere gratuiti, ma c’è un costo del tempo dei dipendenti per tracciare l’ordine di acquisto nei fogli di calcolo.

Ma prima di andare oltre, fare Clic qui per scaricare l’ordine di acquisto tracker modello

Utilizzare questo modello per iniziare a monitorare gli ordini di acquisto e se si è appena iniziato, questo modello è tutto il necessario per ottenere il vostro acquisto sotto controllo.

Prima di iniziare, copriamo alcune domande di base

Che cos’è il tracciamento degli ordini di acquisto (PO)?

Tracciamento degli ordini di acquisto indica l’attività di tracciamento del ciclo di vita di un ordine di acquisto in modo che tutti abbiano una visibilità completa nella supply chain. Questo potrebbe essere il monitoraggio in tempo reale degli ordini di acquisto o attraverso un processo manuale.

L’obiettivo del monitoraggio degli ordini di acquisto è quello di fornire visibilità in tempo reale (ove possibile) a tutti i soggetti coinvolti nel processo di approvvigionamento.

Ciclo di vita dell’ordine di acquisto

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

Emesso:

Questo è il primo passo del ciclo di vita dell’ordine di acquisto. Dopo l’approvazione delle richieste di acquisto, viene generato un altro numero di ordine di acquisto(PO) e l’ordine di acquisto viene inviato al fornitore.

È possibile creare l’ordine di acquisto in fogli di calcolo o utilizzare un sistema elettronico di ordini di acquisto o modelli di ordini di acquisto in Microsoft Word.

Le informazioni tipiche sull’ordine di acquisto includono gli articoli pubblicitari acquistati, i termini come i termini di pagamento, il metodo di pagamento e il periodo di tempo in cui è necessaria la consegna del prodotto.

Potrebbe anche includere termini di consegna speciali e come gestire le richieste di annullamento di un ordine di acquisto.

Riconosciuto:

Dopo aver emesso l’ordine di acquisto al venditore, il venditore riconosce l’ordine per confermare se può soddisfare i requisiti dell’ordine di acquisto.

Ad esempio, il prodotto ordinato potrebbe essere interrotto o nuovamente ordinato. Riconoscendo l’ordine, il venditore comunica se può consegnare il prodotto e quando. La comunicazione viene inviata ai singoli stakeholder o al supply chain manager.

Consegnato:

Quando il fornitore spedisce il prodotto, lo stato di un ordine di acquisto cambia in consegnato.

Gli acquirenti generalmente creano una nota di ricevimento merci (GRN) per registrare la consegna del prodotto e acquisire altri dettagli come numeri di serie, ecc.

Un acquirente potrebbe aver bisogno di un promemoria per la creazione di ricevute.

Chiuso:

Uno stato chiuso significa che non può verificarsi più attività per questo ordine di acquisto. Ad esempio, un ordine viene consegnato per intero e non può verificarsi più attività.

Ci sono due varianti dello stato chiuso

  1. Quando l’ordine di acquisto viene consegnato o
  2. Quando l’ordine di acquisto viene consegnato e le fatture associate sono state pagate.

Quando devo utilizzare il monitoraggio degli ordini di acquisto nel processo di approvvigionamento?

La risposta breve è che si dovrebbe sempre avere una soluzione di monitoraggio degli ordini di acquisto in atto.

Tuttavia, con un volume di ordini di acquisto più ampio, il processo di tracciamento degli ordini di acquisto è più rilevante.

Ecco una rapida lista di controllo su quando il monitoraggio degli ordini di acquisto ha senso:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. Se emetti solo 3 ordini di acquisto al mese, non c’è molto da tenere traccia!
  2. Tuttavia, se stai emettendo 100 ordini di acquisto al mese, hai sicuramente bisogno di un processo per tracciare gli ordini di acquisto.

Il secondo aspetto è la complessità e il numero di fornitori.

  1. Se i 100 ordini di acquisto vengono emessi solo a 2 fornitori, potrebbe essere più facile per il reparto acquisti chiamare il fornitore e capire lo stato.

Quindi, in poche parole, se si dispone di un grande volume di ordini di acquisto distribuito su più fornitori, un processo di tracciamento degli ordini di acquisto è un must assoluto.

È necessario un flusso di lavoro di approvazione per le modifiche degli ordini di acquisto?

La risposta breve è Sì, si consiglia sempre di avere un flusso di lavoro di approvazione per gli ordini di acquisto.

Chiamiamo questo triangolo di conformità:

 Flusso di lavoro di approvazione per le modifiche degli ordini

Flusso di lavoro di approvazione per le modifiche degli ordini

Durante il ciclo di vita dell’ordine di acquisto, le informazioni relative agli ordini di acquisto cambiano spesso.

Ecco un paio di esempi del motivo per cui potrebbe essere necessario modificare l’ordine di acquisto.

  1. Modifiche agli articoli acquistati a causa del cambiamento dei requisiti.
  2. Aumento o diminuzione della quantità ordinata a causa della variazione della domanda aziendale.
  3. Passare agli articoli acquistati perché gli articoli ordinati originali sono stati interrotti.

Ecco perché potrebbe essere necessario un flusso di lavoro di approvazione per le modifiche degli ordini di acquisto.

Compliance Acquisti:

vuoi sapere perché qualcosa è stato cambiato e quando è stato cambiato.

Ad esempio, un dipendente ha effettuato un ordine per un widget che costa $1.000.

L’ordine originale era per 100 widget, ma ora hanno bisogno di cambiarlo in 150 per soddisfare l’aumento della domanda aziendale.

Che è un aumento di $50.000 in spesa aggiuntiva rispetto a $100.000 che è stato originariamente autorizzato per l’acquisto.

A seconda delle dimensioni dell’azienda, ciò potrebbe avere un impatto significativo sui budget dell’azienda e dovrebbe essere autorizzato al livello di gestione appropriato.

Previene le frodi:

Continuando con l’esempio precedente, se non si dispone di un’approvazione dell’ordine di acquisto per le modifiche, qualsiasi dipendente può modificare l’ordine di acquisto e gli ordini del palazzo per gli articoli che non erano autorizzati per l’acquisto.

Disponendo di un processo di approvazione delle modifiche, è possibile assicurarsi di disporre del meccanismo di controllo per prevenire le frodi negli appalti.

Un altro vantaggio di un processo di approvazione dell’ordine di acquisto è che puoi facilmente controllare la spesa canaglia. La spesa canaglia è quando i dipendenti acquistano prodotti ma fornitori diversi da quelli scelti dal tuo reparto acquisti.

Impatto delle modifiche alle specifiche:

Se le specifiche del prodotto cambiano a seguito dell’ordine di modifica, avere un flusso di lavoro di approvazione offre l’opportunità di rivedere l’impatto delle specifiche.

Ad esempio, si acquista un widget da un fornitore, ma per qualche motivo, il widget è di nuovo ordinato.

Il fornitore offre una parte di ricambio, ma a meno che non venga approvata attraverso un nuovo processo di introduzione del prodotto, non si sa se soddisfa i requisiti o meno.

Come implementare il monitoraggio degli ordini di acquisto e semplificare il monitoraggio PO

Esistono diversi modi per implementare un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto. Copriamo tre opzioni qui:

Fogli di calcolo, un sistema di acquisto online, o sistemi di contabilità come QuickBooks.

Queste opzioni variano da libero a pagato.

In ogni opzione, copriremo i dettagli su quando usare questa opzione e dove non ha senso usare quell’opzione.

Entriamo nei dettagli.

Option1: Tracciamento degli ordini di acquisto con fogli di calcolo-Tracciamento manuale degli ordini di acquisto

La prima opzione è ovviamente un foglio di calcolo. Non c’è nulla che non possa essere risolto usando un foglio di calcolo!

Vai avanti e scarica il modello qui:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

E iniziare con il monitoraggio degli ordini di acquisto.

Per chi è?

Il monitoraggio degli ordini di acquisto è utile per le aziende con i seguenti attributi di acquisto

  1. Basso volume degli ordini di acquisto: se stai creando meno di 10 ordini di acquisto al mese, il monitoraggio degli ordini di acquisto in un foglio di calcolo è un’opzione valida per te.
  2. Modifiche limitate agli ordini di acquisto: se i tuoi ordini di acquisto cambiano raramente dopo l’ordine, i fogli di calcolo potrebbero essere una buona opzione. Ad esempio, il fornitore spedisce l’ordine il giorno successivo, quindi non c’è spazio per le modifiche.
  3. Cancellazione ordini limitata: se vengono annullati più ordini, diventa difficile tenere traccia di tali ordini aggiornando continuamente i fogli di calcolo.
  4. Una o due persone che seguono gli ordini: se si dispone di una persona che segue il foglio di monitoraggio degli ordini, ci sono meno possibilità che le informazioni vengano sovrascritte dai team.

Come farlo:

Crea un semplice foglio di calcolo o un documento Google che il tuo team può facilmente mantenere.

Tutto ciò di cui hai bisogno sono alcune informazioni di base come il numero dell’ordine, la data, il nome del fornitore, lo stato dell’ordine, ecc.

Per iniziare, scarica il nostro modello di tracker ordine di acquisto gratuito e modificalo per aggiungere eventuali colonne aggiuntive necessarie per tenere traccia dei dati dell’ordine di acquisto.

Pro:

  1. È facile iniziare. Tutto ciò di cui hai bisogno è il tuo foglio di calcolo preferito.
  2. È gratuito, supponendo che sia già installata la licenza Microsoft. Puoi anche Google docs che è totalmente gratuito.
  3. Non sono necessarie ulteriori modifiche al processo se non avere un individuo o un team responsabile del monitoraggio degli ordini di acquisto.

Contro:

  1. I fogli di calcolo sono difficili da mantenere e soggetti a errori umani. Le informazioni sugli ordini di acquisto continuano a cambiare e hai sempre bisogno di aggiornamenti costanti al foglio di calcolo.
  2. Potresti perdere le informazioni sull’ordine di acquisto se la persona che aggiorna il tracker ha dimenticato di aggiornare il documento.
  3. Anche se il foglio di calcolo è gratuito, c’è ancora un costo del processo. Diciamo che una persona spende 2 ore al giorno per mantenere il tracker, cioè 40 ore a settimana. Si supponga un tasso di hour 40 / ora, si spendono $1600 sul mantenimento di un ordine di acquisto tracker.

Opzione 2: Implementare il monitoraggio in tempo reale degli ordini di acquisto (PO) con il software di gestione degli ordini di acquisto

La seconda opzione consiste nell’utilizzare un sistema di tracciamento elettronico degli ordini di acquisto. Invece di utilizzare un processo manuale per creare e tenere traccia degli ordini di acquisto, è possibile utilizzare un sistema elettronico di ordini di acquisto. Ci sono ulteriori vantaggi nell’utilizzo di un sistema di acquisto, ad es. migliore conformità ai processi e agli acquisti.

Per chi è?

Dovresti pensare all’implementazione di un sistema di acquisto per il tracciamento degli ordini se il tuo processo di acquisto è simile al seguente

Volume degli ordini di acquisto più elevato:

Se stai creando più di 10 ordini di acquisto al mese, è probabile che un processo di foglio di calcolo manuale non funzionerà per te.

Con un volume di acquisto elevato, è difficile tenere il passo con l’inserimento e la gestione dei dati di tracciamento degli ordini di acquisto nei fogli di calcolo.

Sedi multiple:

Nel caso di più sedi, è probabile che più persone mantengano il proprio tracker individuale o che più dipendenti mantengano lo stesso tracker degli ordini di acquisto.

Ci sono anche possibilità di dati mancanti nel caso in cui qualcuno dimentica di aggiornare il foglio di calcolo con un nuovo ordine che hanno creato.

Più modifiche all’ordine di acquisto:

Più frequenti sono le modifiche agli ordini di acquisto, più aggiornamenti sono necessari per i fogli di calcolo.

La cosa più importante da sapere è cosa è cambiato e chi l’ha cambiato. Più sono le modifiche, più è laborioso aggiornare i fogli di calcolo con le informazioni di tracciamento degli ordini.

Una grande diffusione di fornitori e articoli:

Se si dispone di una grande diffusione di fornitori e articoli, ciò significa più ordini e diversi metodi di ordine di acquisto su tutta la linea.

Ad esempio, alcuni fornitori potrebbero aspettarsi che gli ordini vengano inseriti sul sito Web o alcuni potrebbero aspettarsi che gli ordini vengano inseriti al telefono.

Con i diversi metodi di ordine, vi è una maggiore possibilità di errori nell’aggiornamento del foglio di calcolo.

Come farlo:

C ‘ è più ordine di acquisto software di monitoraggio disponibili sul mercato.

La chiave è trovare una soluzione che funzioni meglio per le tue esigenze.

Ecco una serie di caratteristiche chiave di cui avresti bisogno per il software di tracciamento degli ordini di acquisto

  1. Un singolo repository per tutti i tuoi ordini di acquisto.
  2. Capacità di gestire il processo di approvazione dell’ordine di acquisto
  3. Capacità di monitorare lo stato della spedizione e informare automaticamente gli utenti sullo stato dell’ordine. Ad esempio, è possibile monitorare lo stato come segue:

purchase_order_tracking

purchase_order_tracking
  1. Un modo semplice per gli utenti di confermare le ricevute del prodotto o dei servizi. Per esempio, questo è come si può tenere traccia di ordini di acquisto in ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. Un sistema che si integra con il vostro pacchetto di contabilità, per esempio, QuickBooks

Se vuoi vedere come ProcureDesk può aiutare con l’acquisto di tracking dell’ordine, sentitevi liberi di pianificare un demo con uno dei nostri acquisti gli esperti di.

Ecco un esempio di come è possibile tenere traccia degli ordini in ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

Pro:

  1. E ‘ completamente automatizzato, quindi non più fogli di calcolo.
  2. Aumenteresti la produttività del team perché la tua azienda impiegherebbe meno tempo a creare e monitorare gli ordini di acquisto. Sfruttando i cataloghi, è possibile semplificare il processo di acquisto per i dipendenti.
  3. Ottieni il vantaggio aggiuntivo del controllo dei costi perché con un processo di approvazione degli acquisti puoi controllare come i dipendenti spendono denaro e su cosa.

Contro:

  1. Si tratta di una spesa aggiuntiva. Ma la parte buona è che il periodo di recupero è generalmente entro un mese o due. Quindi sono sicuro che il tuo CFO sarebbe OK con questo investimento.
  2. Se il prodotto non è completamente adottato, non è possibile ottenere tutti i benefici promessi. Ecco perché è importante andare con un partner che è disposto a investire nella formazione e aumentare l’adozione.

Materiale bonus: Abbiamo messo insieme un modello di ordine di acquisto per voi in modo che si può immediatamente iniziare a tenere traccia degli ordini di acquisto. Se non sei pronto per implementare una soluzione automatizzata, inizia con questo modello.

Opzione 3: Sistemi di contabilità come QuickBooks o ERP

La terza opzione per il monitoraggio degli ordini di acquisto è quella di utilizzare il pacchetto di contabilità esistente.

Stiamo usando QuickBooks Online qui, ma potresti sostituirlo con Sage, Xero, NetSuite o qualsiasi altro sistema che abbia una funzionalità di ordine di acquisto.

Per chi è?

È possibile utilizzare il sistema di contabilità come sistema di tracciamento degli ordini di acquisto. Tuttavia, ci sono alcune limitazioni.

È più adatto per le aziende con:

Basso volume di acquisto:

Se stai creando 10-20 ordini di acquisto in un mese, questa strategia potrebbe funzionare per te. Il volume è abbastanza basso che gli ordini di acquisto possono essere direttamente

Ciclo di vita prevedibile e semplice gestione dell’inventario:

Se il ciclo di vita dell’ordine di acquisto è prevedibile, ciò significa meno modifiche al processo dell’ordine di acquisto.

Minore è il numero di modifiche, meno è necessario modificare l’ordine di acquisto in QuickBooks.

Prodotti limitati o acquisti di servizi:

Se si dispone di un set limitato di articoli acquistati, è molto facile impostare tali articoli in QuickBooks come master di articoli.

Che ti dà la possibilità di creare l’ordine di acquisto più velocemente raccogliendo gli articoli dal master articolo invece di inserire manualmente la descrizione della riga.

Questo accelera il processo e riduce gli errori durante la creazione di ordini di acquisto.

Una singola persona nel team di approvvigionamento che crea ordini di acquisto:

Se non hai più sedi o più persone che immettono ordini di acquisto, questa strategia potrebbe funzionare per te.

Il problema con più sedi o più persone che entrano ordini di acquisto in QuickBooks è che ora è necessario aprire l’accesso a più persone.

Questa non è una buona strategia perché QuickBooks non ha un modo per limitare l’accesso solo alla funzionalità dell’ordine di acquisto. Nessun controller è disposto a correre il rischio di aprire libri a più persone in azienda.

Come farlo:

Ecco come impostare un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto in QuickBooks.

  1. Impostare un processo per gli utenti di richiedere un acquisto. È possibile impostare un semplice modulo di richiesta che i dipendenti possono utilizzare per inviare una richiesta. Ad esempio, un modulo di richiesta di esempio è il seguente:

purchase_requisition_template

purchase_requisition_template

Scarica la richiesta di acquisto template

  1. Si consiglia di impostare un processo di approvazione, in modo che la gestione ha l’opportunità di rivedere la spesa prima l’ordine di acquisto viene rilasciato.
  2. Imposta un’e-mail di acquisto in modo che i dipendenti possano inviare la richiesta di acquisto a tale e-mail dopo l’approvazione, ad esempio, [email protected]
  3. Identifica una singola persona responsabile della creazione di ordini di acquisto in QuickBooks. Questa persona può rivedere la richiesta e creare ordini di acquisto in QuickBooks. Ecco come si crea un ordine di acquisto in QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. È possibile utilizzare la funzionalità di posta elettronica QuickBooks per inviare l’ordine di acquisto da QuickBooks.
  2. Dopo aver generato l’ordine di acquisto, inviare una copia dell’ordine di acquisto al richiedente. È quindi possibile tenere traccia degli ordini di acquisto in QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

Pro:

  1. Il processo è molto semplice, i dipendenti non hanno bisogno di imparare un nuovo sistema.
  2. Non ci sono spese aggiuntive per un sistema di acquisto. Dal momento che si sta già pagando per QuickBooks, è possibile utilizzare le funzionalità native senza alcun costo aggiuntivo.

Contro:

  1. I richiedenti devono tenere traccia dei loro singoli ordini di acquisto. Anche se gli ordini di acquisto sono in QuickBooks, i dipendenti non hanno accesso a QuickBooks.
  2. Il processo non scala con il volume. Si tratta di una buona correzione a breve termine, ma a lungo termine è necessario andare a un sistema di acquisto.
  3. Poiché il processo è manuale, c’è un’alta probabilità di errori. Non è raro che il tuo dipendente abbia dimenticato di convertire una richiesta in un ordine di acquisto.

Ora tocca a te

Decidere quale opzione è meglio per voi e andare avanti.

Ecco come decidere quale opzione è meglio per te.

  1. Se il volume di acquisto è basso, ad esempio meno di 10 ordini di acquisto al mese, utilizzare un processo basato su foglio di calcolo per il monitoraggio degli ordini.
  2. Se si dispone di 10-20 ordini di acquisto e si dispone di una persona che può inserire e gestire gli ordini di acquisto in QuickBooks, quindi utilizzare l’opzione 3 – QuickBooks o il sistema di contabilità.
  3. Se crei più di 10 ordini di acquisto e disponi di più sedi e oltre 10 dipendenti, utilizza un sistema di acquisto per monitorare i tuoi ordini di acquisto.

Se decidi di seguire il percorso del foglio di calcolo, ecco il modello che fa per te.

Se sei interessato a vedere come ProcureDesk può aiutarti ad automatizzare il monitoraggio degli ordini di acquisto, usa il pulsante qui sotto per pianificare una demo di 30 minuti con il nostro team.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.