発注書(PO)追跡–スプレッドシートの有無にかかわらず発注書を追跡

ボーナス素材:発注書トラッカーテンプレート
発注書の追跡に苦労していますか?

購買注文システムを持たない成長企業は、購買注文の量に追いつくのに苦労することがよくあります。

この戦略を使用すると、発注書を追跡する際の混乱を減らすことができます。

注文がどこにあるのかわからないことから、すべての注文を正確に追跡できるようにすることができます。

この戦略を使用すると、発注書の遅延を減らし、発注書のライフサイクル全体の透明性を確保することができます。

お客様が10日以内にこの戦略を使用して達成した結果の一部を以下に示します:

前と後_purchase_order_tracking

Before and after_purchase_order_tracking

この記事では、購入注文を追跡する3つの方法について説明します。 私たちは、やや無料のオプションと購入注文ソフトウェアを使用するためのより良い方法について話します。

スプレッドシートは無料かもしれませんが、スプレッドシートで発注書を追跡する従業員の時間のコストがありますが、本当に無料ではありません。

ただし、さらに進む前に、以下をクリックして購入注文追跡テンプレートをダウンロードしてください

発注書の追跡を開始するには、このテンプレートを使用して、あなただけの始めている場合は、このテンプレートは、あなたが制御の下であなたの購入を取得するために必要なすべてです。

始める前に、いくつかの基本的な質問をカバーしてみましょう

発注書(PO)追跡とは何ですか?

発注書の追跡とは、誰もがサプライチェーンを完全に可視化できるように、発注書のライフサイクルを追跡するアクティビティを意味します。 これは、発注書のリアルタイム追跡または手動プロセスによるものです。

発注書の追跡の目的は、調達プロセスに関与するすべての人にリアルタイムの可視性を(可能な限り)提供することです。

発注書ライフサイクル

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

発行済み:

これは、発注書のライフサイクルの最初のステップです。 購買要求が承認されると、もう1つの発注書(PO)番号が生成され、発注書が仕入先に送信されます。

スプレッドシートで発注書を作成しているか、電子発注書システムを使用しているか、Microsoft Wordの発注書テンプレートを使用している可能性があります。

購買発注に関する一般的な情報には、購入された広告申込情報、支払条件などの条件、支払方法、製品の配送が必要な時間枠が含まれます。

特別な配送条件や、発注書のキャンセル要求を管理する方法を含めることもできます。

確認済み:

仕入先に発注書を発行すると、仕入先は発注書の要件を満たすことができるかどうかを確認するために注文を確認します。

たとえば、注文された製品が中止されたり、逆注文されたりする可能性があります。 注文を確認することで、仕入先は、製品をいつ納品できるかどうかを伝えています。 通信は、個々の利害関係者またはサプライチェーンマネージャーに送信されます。

納入済み:

仕入先が製品を出荷すると、発注書のステータスが納入済みに変更されます。

購入者は通常、商品の配送を記録し、シリアル番号などのその他の詳細を取得するために入庫ノート(GRN)を作成します。

購入者は領収書を作成するためのリマインダーが必要な場合があります。

定休日:

クローズステータスは、この発注書に対してこれ以上活動が発生しないことを意味します。 たとえば、注文は完全に配信され、これ以上のアクティビティは発生しません。

発注書が納入されたときのクローズステータス

  1. と、発注書が納入され、関連する請求書が支払われたときの
  2. の2つのバリエーションがあります。

調達プロセスで購買注文追跡を使用する必要があるのはいつですか?

簡単な答えは、あなたが常に所定の位置に発注書追跡ソリューションを持っている必要があるということです。

ただし、発注書のボリュームが大きい場合は、発注書追跡プロセスの方が関連性が高くなります。

発注書の追跡が理にかなっているときの簡単なチェックリストは次のとおりです:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. あなただけの月に3つの発注書を発行する場合は、追跡することはあまりありません!
  2. ただし、月に100件の発注書を発行している場合は、発注書を追跡するプロセスが必要です。

第二の側面は、複雑さとベンダー数です。

  1. 100個の発注書が2つの仕入先にのみ発行されている場合、購買部門は仕入先に電話してステータスを把握する方が簡単かもしれません。

一言で言えば、複数のサプライヤーにまたがる大量の発注書がある場合、発注書の追跡プロセスは絶対必要です。

発注書変更の承認ワークフローが必要ですか?

短い答えははい、発注書の承認ワークフローを持つことを常にお勧めします。

これをコンプライアンス三角形と呼びます:

注文変更の承認ワークフロー

注文変更の承認ワークフロー

発注書のライフサイクル中に、発注書に関する情報が頻繁に変更されます。

発注書を変更する必要がある理由のいくつかの例を次に示します。

  1. 要件変更により購入した商品が変更されました。
  2. 事業需要の変化による発注数量の増減。
  3. 元の注文商品が中止されたため、購入した商品に変更します。

発注書の変更に承認ワークフローが必要になる理由は次のとおりです。

購買コンプライアンス:

ou何かが変更された理由と変更された時期を知りたいです。

たとえば、従業員がwidget1,000のウィジェットを注文しました。

当初の注文は100ウィジェットでしたが、ビジネス需要の増加に対応するために150に変更する必要があります。

これは、最初に購入を許可された$100,000と比較して、追加支出のincrease50,000の増加です。

会社の規模によっては、これは会社の予算に大きな影響を与える可能性があり、適切な管理レベルで承認される必要があります。

不正を防止します。

上記の例を続けると、変更に対する発注書の承認がない場合、従業員は、購入が承認されていない品目の発注書と宮殿の発注書を変更できます。

変更の承認プロセスを持つことにより、調達詐欺を防ぐための制御メカニズムを確実に持つことができます。

発注書承認プロセスのもう一つの利点は、不正な支出を簡単に制御できることです。 不正な支出は、従業員が製品を購入するときですが、購買部門によって選択されたもの以外のベンダーです。

仕様変更の影響:

変更オーダーの結果として製品仕様が変更された場合、承認ワークフローを使用すると、仕様の影響を確認することができます。

たとえば、仕入先からウィジェットを購入したが、何らかの理由でウィジェットがバックオーダーされているとします。

ベンダーは交換部品を提供していますが、それが新製品導入プロセスを通じて承認されない限り、要件を満たしているかどうかはわかりません。

発注書追跡の実装方法と発注書追跡の合理化

発注書追跡システムを実装するには、複数の方法があります。 ここでは、

スプレッドシート、オンライン購入システム、またはQuickBooksのような会計システムの三つのオプションをカバーしています。

これらのオプションは無料から有料まで異なります。

各オプションでは、このオプションをいつ使用するか、そのオプションを使用するのが意味がない場所についての詳細をカバーします。

詳細を見てみましょう。

Option1:スプレッドシートを使用した発注書の追跡–手動発注書の追跡

最初のオプションはもちろんスプレッドシートです。 スプレッドシートを使用して解決できないことは何もありません!

先に行くと、ここでテンプレートをダウンロード:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

そして、発注書の追跡を開始します。

それは誰のためですか?

発注書の追跡は、次の購買属性

  1. 発注書の量が少ない企業にとって便利です:月に10件未満の発注書を作成する場合は、スプレッドシートで発注書を追跡することが実行可能なオプションです。
  2. 注文書への限定的な変更:注文書が発注された後に注文書がほとんど変更されない場合は、スプレッドシートが良い選択肢になるかもしれません。 たとえば、仕入先は翌日に注文を出荷するため、変更の余地はありません。
  3. 限定注文キャンセル:複数の注文がキャンセルされている場合、スプレッドシートを常に更新することにより、それらの注文を追跡することが困難にな
  4. 1人または2人の注文追跡:注文追跡シートを1人追跡している場合、チームによって情報が上書きされる可能性は少なくなります。

それを行う方法:

あなたのチームが簡単に維持できる単純なスプレッドシートやGoogleドキュメントを作成します。

必要なのは、注文番号、日付、サプライヤー名、注文状況などの基本的な情報だけです。

開始するには、無料の発注書トラッカーテンプレートをダウンロードし、発注書データを追跡するために必要な追加の列を追加するように変更します。

:

  1. 始めるのは簡単です。 必要なのは、お気に入りのスプレッドシートプログラムです。
  2. すでにMicrosoftライセンスがインストールされていると仮定して、無料です。 また、完全に無料でGoogleドキュメントをすることができます。
  3. 発注書の追跡を担当する個人またはチームを持つ以外に、追加のプロセス変更は必要ありません。

:

  1. スプレッドシートは保守が困難で、人為的なミスが発生しやすい。 注文書に関する情報は常に変化し続けており、スプレッドシートを常に更新する必要があります。
  2. トラッカーを更新している人が文書を更新するのを忘れた場合、発注書情報が欠落している可能性があります。
  3. スプレッドシートは無料ですが、プロセスのコストはまだあります。 トラッカーを維持するために毎日2時間を費やしている人、つまり週に40時間を費やしているとしましょう。 Purchase40/時間のレートを仮定すると、あなたは購入注文トラッカーを維持する上で1 1600を費やしています。

オプション2:発注書管理ソフトウェアを使用したリアルタイム発注書(PO)追跡の実装

第二のオプションは、電子発注書追跡システムを使用するこ 手動プロセスを使用して発注書を作成および追跡する代わりに、電子発注書システムを使用することができます。 購買システムを使用することには、追加の利点があります。 よりよいプロセスおよび購入の承諾。

それは誰のためですか?

購買プロセスが次のように見える場合、注文追跡のための購買システムの実装について考える必要があります

高い発注量

月に10個以上の発注書を作成している場合は、手動のスプレッドシートプロセスが機能しない可能性があります。

購買量が多いと、スプレッドシートに発注書追跡データを入力して維持することに追いつくことが困難になります。

:

複数の場所の場合、複数の人が個々のトラッカーを維持しているか、複数の従業員が同じ購買注文トラッカーを維持している可能性があります。

誰かが作成した新しい順序でスプレッドシートを更新するのを忘れた場合に、データが欠落する可能性もあります。

発注書への複数の変更:

発注書への頻繁な変更が多いほど、スプレッドシートに必要な更新が増えます。

知っておくべき最も重要なことは、何が変わったのか、誰がそれを変えたのかです。 変更が多いほど、注文追跡情報を使用してスプレッドシートを更新するのが面倒になります。

仕入先と品目の大規模な広がり:

仕入先と品目の大規模な広がりがある場合、それは軒並みより多くの注文と異なる発注方法を意味します。

たとえば、一部のベンダーは注文がウェブサイト上で行われることを期待している場合もあれば、電話で注文が行われることを期待している場合もあります。

異なる注文方法では、スプレッドシートの更新時にエラーが発生する可能性が高くなります。

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市場で利用可能な複数の発注書追跡ソフトウェアがあります。

鍵は、あなたの要件に最適な解決策を見つけることです。

注文書追跡ソフトウェア

  1. すべての注文書の単一リポジトリに必要な主要な機能のセットは次のとおりです。
  2. 発注承認プロセスを処理する機能
  3. 出荷状況を追跡し、注文状況を自動的にユーザーに通知する機能。 たとえば、次のようにステータスを追跡できます:

purchase_order_tracking

purchase_order_tracking
  1. ユーザーが製品やサービスの領収書を確認するための簡単な方法。 たとえば、次のようにして、ProcureDeskで発注書を追跡できます:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. QuickBooks

などの会計パッケージと統合されたシステムProcureDeskが購買注文の追跡にどのように役立つかを確認したい場合は、購入専門家の一人とデモをスケジュー

ProcureDeskで注文を追跡する方法の例を次に示します:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

長所:

  1. それは完全に自動化されているので、これ以上のスプレッドシートはありません。
  2. 会社が発注書の作成と追跡に費やす時間が少なくなるため、チームの生産性が向上します。 カタログを活用することで、従業員の購買プロセスを簡素化できます。
  3. 購買承認プロセスを使用すると、従業員がどのようにお金を費やしているか、何に費やすかを制御できるため、コスト管理の追加の利点が得られます。

:

  1. それは追加費用です。 しかし、良い部分は、回収期間は、一般的に一ヶ月か二ヶ月以内であるということです。 だから私はあなたのCFOがこの投資で大丈夫だろうと確信しています。
  2. 製品が完全に採用されていない場合、約束されたすべての利益を得ることはできません。 だからこそ、トレーニングと採用の増加に投資して喜んでいるパートナーと一緒に行くことが重要です。

ボーナス材料:あなたは即座に発注書を追跡し始めることができるように、私たちはあなたのための発注書テンプレートを一緒に入れています。 自動化されたソリューションを実装する準備ができていない場合は、このテンプレートを使い始めてください。

オプション3:QuickBooksやERPのような会計システム

発注書を追跡するための3番目のオプションは、既存の会計パッケージを使用することです。

ここではQuickBooks Onlineを使用していますが、これをSage、Xero、NetSuite、または注文書機能を備えた他のシステムに置き換えることができます。

それは誰のためですか?

購買注文追跡システムとして会計システムを使用することは可能です。 ただし、一定の制限があります。

これは、以下の企業に最適です。

購入量が少ない:

月に10-20の発注書を作成する場合、この戦略はあなたのために働く可能性があります。 量は、発注書が直接

予測可能なライフサイクルと簡単な在庫管理になるほど十分に低くなります。

発注書のライフサイクルが予測可能な場合、発注書プロセスへの変更が少ないことを意味します。

変更の数が少ないほど、QuickBooksの発注書を変更する必要が少なくなります。

限定商品またはサービス購入:

購入したアイテムのセットが限られている場合、それらのアイテムをQuickBooksでアイテムマスターとして設定するのは非常に簡

これにより、明細説明を手動で入力するのではなく、品目マスタから品目をピックアップすることにより、発注書をより迅速に作成できます。

これにより、プロセスが高速化され、発注書の作成中のエラーが軽減されます。

購買発注を作成する調達チームの一人:

複数の場所や複数の人が発注書を入力していない場合、この戦略はあなたのために働く可能性があります。

QuickBooksに複数の場所または複数の人が発注書を入力する問題は、複数の人にアクセスを開く必要があることです。

QuickBooksには発注書機能のみにアクセスを制限する方法がないため、これは良い戦略ではありません。 コントローラーは会社の多数の人々に本を開ける危険を取って喜んでではないです。

:

QuickBooksで発注書追跡システムを設定する方法は次のとおりです。

  1. ユーザーが購入を要求するためのプロセスを設定します。 従業員が要求を送信するために使用できる単純な要求フォームを設定できます。 たとえば、要求フォームのサンプルは次のとおりです:

purchase_requisition_template

purchase_requisition_template

購買要求テンプレートのダウンロード

  1. 発注書が発行される前に管理者が経費を確認できるように、承認プロセスを設定することをお勧めし
  2. 従業員が承認後にその電子メールに購買要求を電子メールで送信できるように、購買電子メールを設定します。[email protected]
  3. QuickBooksで発注書を作成する担当者を特定します。 このユーザーは、QuickBooksで要求を確認し、発注書を作成できます。 QuickBooksで発注書を作成する方法は次のとおりです:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. QuickBooksの電子メール機能を使用して、QuickBooksから発注書を発送できます。
  2. 発注書が生成されたら、発注書のコピーを依頼者に送信します。 その後、QuickBooksで発注書を追跡できます:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

長所:

  1. プロセスは非常に簡単で、従業員は新しいシステムを学ぶ必要はありません。
  2. 購買システムの追加費用はありません。 すでにQuickBooksのために支払っているので、あなたは追加料金なしでネイティブ機能を使用することができます。

:

  1. 依頼者は、個々の発注書を追跡する必要があります。 注文書はQuickBooksにありますが、従業員はQuickBooksにアクセスできません。
  2. プロセスは体積に比例しません。 それは良い短期的な修正ですが、長期的には購入システムに行く必要があります。
  3. プロセスは手動であるため、エラーの可能性が高い。 従業員が購買依頼を発注書に変換するのを忘れたことは珍しいことではありません。

今度はあなたの番

あなたに最適なオプションを決めて行きましょう。

ここでは、あなたのために最適なオプションを決定する方法です。

  1. 購買量が少ない場合、たとえば月に10件未満の発注がある場合は、スプレッドシートベースのプロセスを使用して注文追跡を行います。
  2. 10–20個の発注書があり、QuickBooksで発注書を入力および管理できる人がいる場合は、オプション3-QuickBooksまたは会計システムを使用します。
  3. 10個以上の発注書を作成し、複数の拠点と10人以上の従業員がいる場合は、購買システムを使用して発注書を追跡します。

あなたがスプレッドシートのルートを行くことにした場合、ここにあなたのためのテンプレートがあります。

ProcureDeskが購入注文追跡の自動化にどのように役立つかを確認することに興味がある場合は、以下のボタンを使用して、当社のチームと30分のデモをスケジュー

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