Purchase Order (PO) Tracking-Spor innkjøpsordrer med eller uten regneark

Bonusmateriale: Purchase Order Tracker Template
Sliter med purchase order tracking?

Voksende selskaper som ikke har et innkjøpsordresystem, sliter ofte med å holde tritt med volumet av innkjøpsordrer.

Ved hjelp av denne strategien kan du redusere kaoset i sporing av innkjøpsordrer.

Du kan gå fra å ikke vite hvor ordrene er til nøyaktig å kunne spore alle ordrene.

med denne strategien kan du redusere forsinkelser i innkjøpsordren og sikre gjennomsiktighet i hele livssyklusen for innkjøpsordren.

her er noen av resultatene våre kunder har oppnådd ved å bruke denne strategien på under 10 dager:

Før og etter_purchase_order_tracking

Før og etter_purchase_order_tracking

i denne artikkelen skal vi dekke 3 måter du kan spore dine bestillinger på. Vi vil snakke om noe gratis alternativer og en bedre måte å bruke innkjøpsordreprogramvare på.

Ingenting er virkelig gratis, Selv Om Regneark kan være gratis, men det er en kostnad for ansattes tid til å spore innkjøpsordren I Regneark.

Men Før vi går videre, Klikk nedenfor for å laste ned purchase order tracker mal

Bruk denne malen til å begynne å spore innkjøpsordrer, og hvis du bare er i gang, denne malen er alt du trenger for å få innkjøp under kontroll.

før vi kommer i gang, la dekke noen grunnleggende spørsmål

Hva Er Purchase Order (PO) Sporing?

Sporing Av Innkjøpsordrer betyr aktiviteten til å spore livssyklusen til en innkjøpsordre, slik at alle har full synlighet i forsyningskjeden. Dette kan være sanntids sporing av innkjøpsordrer eller gjennom en manuell prosess.

målet med sporing av innkjøpsordrer er å gi synlighet i sanntid (der det er mulig) til alle som er involvert i anskaffelsesprosessen.

Livssyklus For Bestilling

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

Utstedt:

Dette er første trinn i livssyklusen for innkjøpsordren. Når innkjøpsrekvisisjoner er godkjent, genereres en mer bestilling (PO) nummer og bestillingen sendes til leverandøren.

du kan opprette bestillingen i regneark, eller ved hjelp av et elektronisk bestillingssystem, eller ved hjelp av bestillingsmaler I Microsoft Word.

den typiske informasjonen på innkjøpsordren inkluderer varer som er kjøpt, vilkår som betalingsbetingelser, betalingsmåte og tidsrammen der du trenger levering av produktet.

Det kan også inkludere spesielle leveringsbetingelser og hvordan du håndterer avbestillingsforespørsler for en bestilling.

Bekreftet:

når du har utstedt bestillingen til leverandøren, bekrefter leverandøren bestillingen for å bekrefte om de kan oppfylle kravene til bestilling.

det bestilte produktet kan for eksempel være utgått eller tilbakebestilles. Ved å anerkjenne bestillingen kommuniserer leverandøren om de kan levere produktet og når. Kommunikasjonen sendes til de enkelte interessenter eller supply chain manager.

Levert:

når leverandøren sender produktet, endres statusen for en bestilling til levert.

Kjøpere oppretter vanligvis En Varekvitteringsnotat (GRN) for å registrere leveransen av produktet og fange opp andre detaljer som serienumre etc.

en kjøper kan trenge en påminnelse for å opprette kvitteringer.

Stengt:

en lukket status betyr at det ikke kan skje mer aktivitet for denne bestillingen. For eksempel leveres en ordre i sin helhet og det kan ikke skje mer aktivitet.

det finnes to varianter av statusen lukket

  1. når bestillingen leveres eller
  2. når bestillingen leveres og de tilknyttede fakturaene er betalt.

Når Bør Jeg Bruke Sporing Av Innkjøpsordrer i Anskaffelsesprosessen?

det korte svaret er at du alltid bør ha en innkjøpsordresporingsløsning på plass.

men med et større bestillingsvolum er bestillingsprosessen mer relevant.

her er en rask sjekkliste på når kjøpsordre sporing er fornuftig:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. hvis du bare utsteder 3 bestillinger i måneden, er det ikke mye å spore!
  2. men hvis du utsteder 100 innkjøpsordrer i måneden, trenger du definitivt en prosess for å spore innkjøpsordrene.

det andre aspektet er kompleksiteten og leverandørantallet.

  1. hvis de 100 innkjøpsordrene bare utstedes til 2 leverandører, kan det være enklere for innkjøpsavdelingen å bare ringe leverandøren og finne ut statusen.

så i et nøtteskall, hvis du har et stort innkjøpsordrevolum som er spredt over flere leverandører, er en innkjøpsordresporingsprosess et absolutt must.

Trenger du En Godkjenningsarbeidsflyt for Endringer I Bestilling?

det korte svaret Er Ja, det anbefales alltid å ha en godkjenningsarbeidsflyt for bestillinger.

vi kaller denne samsvarstrekanten:

 Godkjenningsarbeidsflyt for ordreendringer

Godkjenningsarbeidsflyt For bestillingsendringer

under bestillingens livssyklus endres ofte informasjon om bestillinger.

her er et par eksempler på hvorfor du kanskje må endre bestillingen.

  1. Endringer i varer kjøpt på grunn av kravene endres.
  2. Økning Eller reduksjon i bestilt antall på grunn av endring i forretningsbehov.
  3. Endre til de kjøpte varene fordi de opprinnelige bestilte varene er avviklet.

her er grunnen til at du kanskje trenger en godkjenningsarbeidsflyt for endringer i bestilling.

Innkjøpsoverholdelse:

ou vil vite hvorfor noe ble endret og når det ble endret.

for eksempel, en ansatt plassert en ordre for en widget som koster $1000.

den opprinnelige bestillingen var for 100 widgets, men nå må de endre den til 150 for å imøtekomme økt etterspørsel etter virksomheten.

det er en økning på $ 50 000 i tilleggsutgifter sammenlignet med $100 000 som opprinnelig ble godkjent for kjøpet.

avhengig av størrelsen på selskapet, kan dette ha en betydelig innvirkning på selskapets budsjetter og bør godkjennes på riktig ledelsesnivå.

Forhindrer Svindel:

Fortsetter med eksemplet ovenfor, Hvis du Ikke har en bestilling godkjenning for endringer, kan alle ansatte endre bestilling og palace bestillinger for varer som ikke var godkjent for kjøp.

ved å ha en godkjenningsprosess for endringer, kan du sikre at du har kontrollmekanismen for å forhindre innkjøpssvindel.

En annen fordel med en godkjenningsprosess for innkjøpsordrer er at du enkelt kan kontrollere useriøse Utgifter. Rogue utgifter er når ansatte kjøpe produkter, men leverandører enn det som er valgt av innkjøpsavdelingen.

Spesifikasjoner endringer virkning:

hvis produktspesifikasjonen endres som et resultat av endringsordren, gir en godkjenningsarbeidsflyt deg muligheten til å gjennomgå virkningen av spesifikasjoner.

du kjøper for eksempel en widget fra en leverandør, men av en eller annen grunn er widgeten bestilt på nytt.

leverandøren tilbyr en erstatningsdel, men med mindre det er godkjent gjennom En Ny Produktinnføringsprosess, vet du ikke om det oppfyller dine krav eller ikke.

Hvordan Implementere Innkjøpsordresporing Og Strømlinjeforme Po-Sporing

det er flere måter du kan implementere et innkjøpsordresporingssystem på. Vi dekker tre alternativer her:

Regneark, et online innkjøpssystem eller regnskapssystemer som QuickBooks.

disse alternativene varierer fra gratis til betalt.

i hvert alternativ vil vi dekke detaljene om når du skal bruke dette alternativet, og hvor det ikke er fornuftig å bruke det alternativet.

La oss komme inn i detaljer.

Alternativ1: Sporing Av Innkjøpsordrer Med Regneark – Manuell Sporing Av Innkjøpsordrer

det første alternativet er Selvfølgelig Et Regneark. Det er ingenting som ikke kan løses ved Hjelp av Et Regneark!

Gå videre og last ned malen her:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

og kom i gang med sporing av bestillinger.

Hvem er det for?

sporing Av Innkjøpsordrer er nyttig for bedrifter med følgende innkjøpsattributter

  1. Lavt innkjøpsordrevolum: hvis du oppretter mindre enn 10 innkjøpsordrer i måneden, er sporing av innkjøpsordrer i et regneark et levedyktig alternativ for deg.
  2. Begrensede endringer i innkjøpsordrene: hvis innkjøpsordrene dine sjelden endres etter at bestillingen er plassert, kan regneark være et godt alternativ. For eksempel sender leverandøren bestillingen neste dag, så det er ikke rom for endringer.
  3. Begrenset avbestilling av ordre: hvis flere ordrer blir kansellert, blir det vanskelig å holde oversikt over disse ordrene ved å oppdatere regnearkene hele tiden.
  4. en eller to personer som sporer bestillinger: hvis du har en person som sporer bestillingssporingsarket, er det færre sjanser for at informasjon blir overstyrt av lag.

slik gjør du det:

Lag et enkelt regneark eller Et Google-dokument som teamet ditt enkelt kan vedlikeholde.

Alt du trenger er noen grunnleggende informasjon som ordrenummer, dato, leverandørnavn, ordrestatus, etc.

for å komme i gang, last ned vår gratis innkjøpsordresporingsmal og endre den for å legge til eventuelle ekstra kolonner du trenger for å spore innkjøpsordredata.

Pros:

  1. det er lett å komme i gang. Alt du trenger er din favoritt regnearkprogram.
  2. det er gratis, forutsatt at Du allerede Har Microsoft-Lisens installert. Du Kan Også Google docs som er helt gratis.
  3. det kreves ingen ekstra prosessendringer annet enn å ha en person eller et team som er ansvarlig for sporing av bestillinger.

Ulemper:

  1. Regneark er vanskelig å vedlikeholde og utsatt for menneskelige feil. Informasjonen om innkjøpsordrer holder på å endre og du alltid trenger stadige oppdateringer til regnearket.
  2. det kan hende at du mangler bestillingsinformasjon hvis personen som oppdaterer sporeren, glemte å oppdatere dokumentet.
  3. selv om regnearket er gratis, er det fortsatt en kostnad for prosessen. La oss si at en person tilbringer 2 timer hver dag for å opprettholde tracker, det er 40 timer i uken. Anta en $40 / time rate, du bruker $1600 på å opprettholde en innkjøpsordre tracker.

Alternativ 2: Implementere Sanntids Purchase Order (PO) Sporing Med Purchase Order Management Software

det andre alternativet er å bruke en elektronisk purchase order tracking system. I stedet for å bruke en manuell prosess for å opprette og spore bestillinger, kan du bruke et elektronisk bestillingssystem. Det er flere fordeler med å bruke et innkjøpssystem, dvs. bedre prosess og innkjøpsoverholdelse.

Hvem er det for?

du bør tenke på å implementere et innkjøpssystem for ordresporing hvis innkjøpsprosessen ser ut som følgende

Høyere innkjøpsvolum:

hvis du oppretter mer enn 10 innkjøpsordre i måneden, er sjansen stor for at en manuell regnearkprosess ikke kommer til å fungere for deg.

med et stort kjøpsvolum er det vanskelig å holde tritt med å legge inn og vedlikeholde bestillingssporingsdataene i regneark.

Flere steder:

ved flere steder er sjansene at flere personer opprettholder sin individuelle tracker eller flere ansatte opprettholder samme innkjøpsordresporing.

det er også sjanser for at data mangler i tilfelle noen glemmer å oppdatere regnearket med en ny ordre de har opprettet.

Flere endringer i innkjøpsordre:

jo hyppigere endringer du har i innkjøpsordrene, desto flere oppdateringer trenger du i regnearkene.

det viktigste å vite er hva som endret seg og hvem som endret det. Jo flere endringer, jo mer arbeidskrevende er det å oppdatere regnearkene med ordresporingsinformasjon.

et stort utvalg av leverandører og varer:

hvis du har et stort utvalg av leverandører og varer, betyr det flere bestillinger og forskjellige bestillingsmetoder over hele linja.

for eksempel kan noen leverandører forvente at ordrene skal plasseres på nettstedet, eller noen kan forvente at ordrene skal plasseres over telefon.

med de forskjellige bestillingsmetodene er det en økt sjanse for feil ved oppdatering av regnearket.

slik gjør du det:

det er flere kjøp for sporing programvare tilgjengelig i markedet.

nøkkelen er å finne en løsning som fungerer best for dine behov.

Her er et sett med viktige funksjoner du trenger for innkjøpsordresporingsprogramvare

  1. et enkelt lager for alle dine innkjøpsordrer.
  2. Mulighet til å håndtere Godkjenningsprosessen For Bestilling
  3. Mulighet til å spore fraktstatus og automatisk informere brukerne om ordrestatusen. Du kan for eksempel spore status som følger:

kjøp_order_sporing

kjøp_order_sporing
  1. en enkel måte for brukerne å bekrefte kvitteringer av produktet eller tjenestene. Slik kan du for eksempel spore innkjøpsordrer I ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. Et system som integreres med regnskapspakken din, For Eksempel QuickBooks

Hvis Du vil se Hvordan ProcureDesk kan hjelpe deg med sporing av innkjøpsordrer, kan Du gjerne planlegge en demo med en av våre innkjøpseksperter.

her er et eksempel på hvordan du kan spore bestillinger I ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

Pros:

  1. det er helt automatisert, så ingen flere regneark.
  2. du ville øke teamets produktivitet fordi firmaet ville bruke mindre tid på å opprette og spore bestillinger. Ved å utnytte kataloger, kan du forenkle innkjøpsprosessen for dine ansatte.
  3. du får den ekstra fordelen av kostnadskontroll fordi med en kjøpsgodkjenningsprosess kan du kontrollere hvordan ansatte bruker penger og på hva.

Ulemper:

  1. Det er en ekstra kostnad. Men den gode delen er at tilbakebetalingsperioden vanligvis er innen en måned eller to. SÅ JEG er sikker PÅ AT CFO ville VÆRE OK med denne investeringen.
  2. hvis produktet ikke er fullt vedtatt, kan du ikke få alle de lovede fordelene. Derfor er det viktig å gå med en partner som er villig til å investere i opplæring og økende adopsjon.

Bonusmateriale: Vi har satt sammen en innkjøpsordre mal for deg slik at du umiddelbart kan begynne å holde styr på innkjøpsordrer. Hvis du ikke er klar til å implementere en automatisert løsning, bare komme i gang med denne malen.

Alternativ 3: Regnskapssystemer Som QuickBooks eller ERP

det tredje alternativet for å spore innkjøpsordrer er å bruke din eksisterende Regnskapspakke.

Vi bruker QuickBooks Online her, men du kan erstatte dette Med Sage, Xero, NetSuite eller et annet system som har en innkjøpsordrefunksjonalitet.

Hvem er det for?

Det er mulig Å Bruke regnskapssystemet som et system for sporing av innkjøpsordrer. Det er imidlertid visse begrensninger.

det er best egnet for bedrifter med:

Lavt kjøpsvolum:

hvis du oppretter 10-20 innkjøpsordrer i en måned, kan denne strategien fungere for deg. Volumet er lavt nok til at innkjøpsordrene kan være direkte

Forutsigbar livssyklus og enkel lagerstyring:

hvis innkjøpsordrenes livssyklus er forutsigbar, betyr det færre endringer i bestillingsprosessen.

jo lavere antall endringer, desto mindre må du endre innkjøpsordren I QuickBooks.

Begrensede produkter eller tjenestekjøp:

hvis du har et begrenset sett med varer du kjøper, er det veldig enkelt å sette disse elementene opp I QuickBooks som en varemaster.

som gir deg muligheten til å opprette bestillingen raskere ved å plukke opp varene fra varemalen i stedet for å skrive inn linjebeskrivelsen manuelt.

dette øker prosessen og reduserer feil under oppretting av innkjøpsordrer.

en enkeltperson i innkjøpsteamet som oppretter innkjøpsordrer:

hvis du ikke har flere steder eller flere personer som legger inn bestillinger, kan denne strategien fungere for deg.

problemet med flere steder eller flere personer som legger inn innkjøpsordrer I QuickBooks, er at nå må du åpne tilgang til flere personer.

Det er ikke en god strategi fordi QuickBooks ikke har en måte å begrense tilgangen bare til innkjøpsordren funksjonalitet. Ingen Kontroller er villig til å ta risikoen for å åpne Bøker til flere personer i selskapet.

slik gjør du det:

her er hvordan du setter opp en bestilling sporing system I QuickBooks.

  1. Sett opp en prosess for brukere å be om et kjøp. Du kan sette opp et enkelt rekvisisjonsskjema som ansatte kan bruke til å sende inn en forespørsel. For eksempel er et eksempel rekvisisjon skjema som følger:

purchase_requisition_template

purchase_requisition_template

Last ned innkjøpsrekvisisjonsmal

  1. vi anbefaler at du angir en godkjenningsprosess slik at ledelsen har mulighet til å gjennomgå utgiften før bestillingen utstedes.
  2. Oppsett av en innkjøps-e-post slik at ansatte kan sende innkjøpsrekvisisjonen til den e-posten etter godkjenning, for eksempel, [email protected]
  3. Identifiser en enkelt person som er ansvarlig for å opprette innkjøpsordrer I QuickBooks. Denne personen kan gjennomgå forespørselen og opprette innkjøpsordrer I QuickBooks. Slik oppretter du en innkjøpsordre I QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. Du kan bruke QuickBooks e-funksjonalitet for å sende innkjøpsordren Fra QuickBooks.
  2. når bestillingen er generert, kan du sende en kopi av bestillingen til anmoder. Du kan deretter spore innkjøpsordrer I QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

Pros:

  1. Prosessen er veldig enkel, ansatte trenger ikke å lære et nytt system.
  2. det er ingen ekstra kostnad for et innkjøpssystem. Siden Du allerede betaler For QuickBooks, kan du bruke de innfødte evner uten ekstra kostnad.

Ulemper:

  1. forespørslene må holde rede på sine individuelle bestillinger. Selv om innkjøpsordrer er I QuickBooks, har ansatte ikke tilgang Til QuickBooks.
  2. prosessen skaleres ikke med volum. Det er en god kortsiktig løsning, men på lang sikt må du gå til et innkjøpssystem.
  3. siden prosessen er manuell, er det stor sjanse for feil. Det er ikke uvanlig at ansatte glemte å konvertere en rekvisisjon til en bestilling.

Nå er det din tur

Bestem hvilket alternativ som er best for deg og kom i gang.

her er hvordan du bestemmer hvilket alternativ som er best for deg.

  1. hvis kjøpsvolumet er lavt, for eksempel mindre enn 10 bestillinger i måneden, bruker Du En Regnearkbasert prosess for ordresporing.
  2. hvis du har 10-20 innkjøpsordrer, og du har en person som kan legge inn og administrere innkjøpsordrene I QuickBooks, bruk deretter Alternativ 3 – QuickBooks eller ditt regnskapssystem.
  3. hvis du oppretter mer enn 10 bestillinger og du har flere steder og 10 + ansatte, kan du bruke et innkjøpssystem til å spore bestillinger.

hvis Du bestemmer Deg for Å gå Regnearkruten, er her malen for deg.

Hvis Du er interessert i å se Hvordan ProcureDesk kan hjelpe deg med å automatisere din bestilling sporing, bruk knappen nedenfor for å planlegge en 30-minutters demo med vårt team.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.