Purchase Order (PO) Tracking-Track purchase orders with or without spreadsheets

bonusmateriaal: Purchase Order Tracker Template
worstelt met purchase order tracking?

groeiende bedrijven die geen inkoopordersysteem hebben, worstelen vaak met het bijhouden van het volume van inkooporders.

met deze strategie kunt u de chaos bij het volgen van bestellingen verminderen.

u kunt gaan van het niet weten waar de orders zijn naar het exact kunnen volgen van alle orders.

met deze strategie kunt u vertragingen bij inkooporders verminderen en zorgen voor transparantie over de gehele levenscyclus van inkooporders.

hier zijn enkele van de resultaten die onze klanten hebben bereikt met deze strategie in minder dan 10 dagen:

voor en na_aankoop_order_tracking

Before and after_purchase_order_tracking

in dit artikel behandelen we 3 manieren waarop u uw inkooporders kunt volgen. We zullen praten over enigszins gratis opties en een betere manier om purchase order software te gebruiken.

niets is echt gratis, ook al zijn Spreadsheets misschien gratis, maar er zijn kosten verbonden aan de tijd die werknemers hebben om de bestelling in Spreadsheets te volgen.

maar voordat we verder gaan, klik hieronder om de purchase order tracker template te downloaden

Gebruik deze sjabloon om bestellingen te volgen en als u net aan de slag bent, is deze sjabloon alles wat u nodig hebt om uw aankopen onder controle te krijgen.

voordat we beginnen, laten we enkele fundamentele vragen behandelen

Wat Is Purchase Order (PO) Tracking?

het volgen van inkooporders betekent de activiteit van het volgen van de levenscyclus van een inkooporder, zodat iedereen volledig zicht heeft op de toeleveringsketen. Dit kan real-time volgen van inkooporders of door middel van een handmatig proces.

het doel van het volgen van inkooporders is om (waar mogelijk) realtime zichtbaarheid te bieden aan alle betrokkenen bij het aanbestedingsproces.

levenscyclus van inkooporders

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

uitgegeven:

dit is de eerste stap van de levenscyclus van de inkooporder. Nadat de aankoopaanvragen zijn goedgekeurd, wordt nog een inkoopordernummer(po) gegenereerd en wordt de inkooporder naar de verkoper verzonden.

u kunt de inkooporder aanmaken in spreadsheets, of gebruik maken van een elektronisch inkoopordersysteem, of gebruik maken van inkoopordersjablonen in Microsoft Word.

de typische informatie op de inkooporder omvat gekochte lijnstukken, voorwaarden zoals betalingsvoorwaarden, wijze van betaling en het tijdsbestek waarin u de levering van het product nodig hebt.

het kan ook speciale leveringsvoorwaarden bevatten en hoe annuleringsaanvragen voor een inkooporder te beheren.

bevestigd:

nadat u de inkooporder aan de verkoper hebt uitgegeven, erkent de verkoper de bestelling om te bevestigen of zij aan de inkoopordervereisten kunnen voldoen.

het bestelde product kan bijvoorbeeld worden stopgezet of terug besteld. Door de bestelling te bevestigen, geeft de verkoper aan of hij het product kan leveren en wanneer. De communicatie wordt verzonden naar de individuele stakeholders of supply chain manager.

geleverd:

wanneer de verkoper het product verzendt, verandert de status van een inkooporder in geleverd.

kopers maken over het algemeen een Goederenontvangstnotitie (GRN) om de levering van het product te registreren en andere details zoals serienummers enz.vast te leggen.

een koper heeft mogelijk een herinnering nodig om ontvangstbewijzen aan te maken.

gesloten:

een gesloten status betekent dat er geen activiteit meer kan plaatsvinden voor deze inkooporder. Een bestelling wordt bijvoorbeeld volledig geleverd en er kan geen activiteit meer plaatsvinden.

er zijn twee variaties van de gesloten status

  1. wanneer de bestelling wordt geleverd of
  2. wanneer de bestelling wordt geleverd en de bijbehorende facturen zijn betaald.

Wanneer moet ik Purchase Order Tracking gebruiken tijdens het aankoopproces?

het korte antwoord is dat u altijd een purchase order tracking oplossing moet hebben.

bij een groter volume van de inkooporders is het traceerproces van de inkooporders echter relevanter.

hier is een snelle checklist over wanneer het volgen van inkooporders zinvol is:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. als u slechts 3 bestellingen per maand uit te geven, is er niet veel te volgen!
  2. echter, als u 100 inkooporders per maand uitgeeft, hebt u zeker een proces nodig om de inkooporders te volgen.

het tweede aspect is de complexiteit en het aantal verkopers.

  1. als de 100 aankooporders slechts aan 2 verkopers worden uitgegeven, is het voor de inkoopafdeling misschien gemakkelijker om de verkoper te bellen en de status te achterhalen.

dus in een notendop, als u een groot inkoopordervolume hebt dat over meerdere leveranciers is verdeeld, is een inkoopordertracking een absolute must.

heeft u een Goedkeuringsworkflow nodig voor wijzigingen van inkooporders?

het korte antwoord is ja, het wordt altijd aanbevolen om een goedkeurings workflow te hebben voor inkooporders.

we noemen deze compliance triangle:

Goedkeuringsworkflow voor orderwijzigingen

Goedkeuringsworkflow voor orderwijzigingen

tijdens de levenscyclus van de inkooporders verandert de informatie over de inkooporders vaak.

hier zijn een paar voorbeelden van waarom u de bestelling moet wijzigen.

  1. wijzigingen in de gekochte posten als gevolg van de vereisten veranderen.
  2. toename of afname van de bestelde hoeveelheid als gevolg van veranderingen in de zakelijke vraag.
  3. wijziging in de gekochte artikelen omdat de oorspronkelijk bestelde artikelen niet meer beschikbaar zijn.

hier is de reden waarom u mogelijk een goedkeurings workflow nodig heeft voor wijzigingen in inkooporders.

Purchasing compliance:

u wilt weten waarom iets is gewijzigd en wanneer het is gewijzigd.

bijvoorbeeld, een werknemer heeft een bestelling geplaatst voor een widget die $1.000 kostte.

de oorspronkelijke order was voor 100 widgets, maar nu moeten ze deze veranderen in 150 om tegemoet te komen aan de toegenomen zakelijke vraag.

dat is een stijging van $50.000 aan extra uitgaven in vergelijking met $ 100.000 die oorspronkelijk was goedgekeurd voor de aankoop.

afhankelijk van de grootte van de onderneming kan dit een aanzienlijke invloed hebben op de budgetten van de onderneming en moet dit op het passende niveau van het management worden goedgekeurd.

voorkomt fraude:

verdergaand met het bovenstaande voorbeeld, Als u geen toestemming hebt voor de aankoop van wijzigingen, kan elke werknemer de bestelling en palace-orders wijzigen voor items die niet voor aankoop waren geautoriseerd.

door een goedkeuringsproces voor wijzigingen te hebben, kunt u ervoor zorgen dat u over het controlemechanisme beschikt om aanbestedingsfraude te voorkomen.

een ander voordeel van een goedkeuringsproces voor inkooporders is dat u eenvoudig rogue-uitgaven kunt beheren. Rogue spending is wanneer werknemers producten kopen, maar andere leveranciers dan wat wordt gekozen door uw inkoopafdeling.Impact:

als de productspecificatie verandert als gevolg van de volgorde van wijziging, dan biedt een goedkeuringsworkflow u de mogelijkheid om de impact van de specificaties te bekijken.

u koopt bijvoorbeeld een widget bij een leverancier, maar om de een of andere reden wordt de widget teruggeordend.

de leverancier biedt een vervangend onderdeel aan, maar tenzij dat is goedgekeurd door een nieuw Productintroductieproces, weet u niet of het aan uw eisen voldoet of niet.

Hoe kunt u het volgen van inkooporders implementeren en PO-Tracking stroomlijnen

er zijn meerdere manieren waarop u een tracking-systeem voor inkooporders kunt implementeren. We behandelen hier drie opties:

Spreadsheets, een online aankoopsysteem, of uw boekhoudsystemen zoals QuickBooks.

deze opties variëren van gratis tot betaald.

in elke optie, zouden we de details behandelen over wanneer deze optie te gebruiken en waar het niet zinvol is om die optie te gebruiken.

laten we in details treden.

Optie1: het volgen van inkooporders met Spreadsheets – handmatig volgen van inkooporders

de eerste optie is natuurlijk een Spreadsheet. Er is niets dat niet kan worden opgelost met behulp van een Spreadsheet!

ga je gang en download de sjabloon hier:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

en aan de slag met het bijhouden van inkooporders.

voor wie is het?

Purchase order tracking is nuttig voor bedrijven met de volgende aankoopkenmerken

  1. laag inkoopordervolume: als u minder dan 10 inkooporders per maand maakt, is het volgen van inkooporders in een spreadsheet een haalbare optie voor u.
  2. beperkte wijzigingen in de inkooporders: als uw inkooporders zelden veranderen nadat de bestelling is geplaatst, dan kunnen spreadsheets een goede optie zijn. De verkoper verzendt de bestelling bijvoorbeeld de volgende dag, zodat er geen ruimte is voor wijzigingen.
  3. Limited order cancellation: als meerdere bestellingen worden geannuleerd, wordt het moeilijk om deze orders bij te houden door de spreadsheets voortdurend bij te werken.
  4. één of twee personen die orders volgen: als er één persoon is die de order tracking sheet volgt, dan is er minder kans dat informatie wordt overschreven door teams.

hoe het te doen:

Maak een eenvoudige spreadsheet of een Google-document dat uw team gemakkelijk kan onderhouden.

alles wat u nodig hebt is enkele basisinformatie zoals het ordernummer, datum, leveranciersnaam, orderstatus, enz.

om aan de slag te gaan, download onze gratis purchase order tracker template en wijzig het om extra kolommen toe te voegen die u nodig hebt om de gegevens van uw bestelling bij te houden.

Pros:

  1. het is gemakkelijk om te beginnen. Alles wat je nodig hebt is uw favoriete spreadsheet programma.
  2. het is gratis, ervan uitgaande dat u al een Microsoft-Licentie hebt geïnstalleerd. U kunt ook Google docs die is volledig gratis.
  3. er zijn geen extra proceswijzigingen vereist, behalve het hebben van een individu of een team dat verantwoordelijk is voor het volgen van de inkooporders.

Cons:

  1. Spreadsheets zijn moeilijk te onderhouden en vatbaar voor menselijke fouten. De informatie over inkooporders blijft veranderen en je hebt altijd constante updates nodig voor de spreadsheet.
  2. u mist mogelijk de bestelinformatie als de persoon die de tracker bijwerkt, vergeten is het document bij te werken.
  3. hoewel de spreadsheet vrij is, zijn er nog steeds kosten van het proces. Laten we zeggen dat een persoon besteedt 2 uur per dag om de tracker te onderhouden, dat is 40 uur per week. Neem aan dat een $ 40 / uur tarief, u besteedt $ 1600 op het onderhouden van een purchase order tracker.

Optie 2: Real-Time Tracking van inkooporders implementeren met software voor Inkooporderbeheer

de tweede optie is het gebruik van een elektronisch tracking-systeem voor inkooporders. In plaats van een handmatig proces te gebruiken om inkooporders aan te maken en te volgen, kunt u gebruik maken van een elektronisch inkoopordersysteem. Er zijn extra voordelen aan het gebruik van een inkoopsysteem, d.w.z. beter proces en inkoop compliance.

voor wie is het?

u moet overwegen een aankoopsysteem voor het volgen van bestellingen te implementeren als uw aankoopproces er als volgt uitziet:

hoger inkoopordervolume:

Als u meer dan 10 inkooporders per maand aanmaakt, is de kans groot dat een handmatig spreadsheetproces voor u niet werkt.

bij een groot aankoopvolume is het moeilijk om bij te blijven met het invoeren en onderhouden van de tracking-gegevens van inkooporders in spreadsheets.

meerdere locaties:

in het geval van meerdere locaties is de kans groot dat meerdere mensen hun individuele tracker onderhouden of dat meerdere werknemers dezelfde purchase order tracker onderhouden.

er is ook kans dat gegevens ontbreken in het geval iemand vergeet de spreadsheet bij te werken met een nieuwe volgorde die hij heeft aangemaakt.

meerdere wijzigingen in inkooporders:

hoe vaker u de inkooporders wijzigt, hoe meer updates u nodig hebt voor de spreadsheets.

het belangrijkste om te weten is wat er veranderd is en wie het veranderd heeft. Hoe meer de veranderingen, hoe moeilijker het is om de spreadsheets bij te werken met informatie over het bijhouden van bestellingen.

een groot aantal verkopers en items:

als u een groot aantal verkopers en items hebt, betekent dat meer orders en verschillende inkoopordermethoden over de hele linie.

bijvoorbeeld, sommige leveranciers kunnen verwachten dat de bestellingen op de website worden geplaatst of sommigen kunnen verwachten dat de bestellingen via de telefoon worden geplaatst.

met de verschillende ordermethoden is er een verhoogde kans op fouten bij het bijwerken van de spreadsheet.

Hoe doet u dit?:

er is meerdere software voor het volgen van orders op de markt.

de sleutel is om een oplossing te vinden die het beste werkt voor uw behoeften.

hier is een set van belangrijke functies die u nodig zou hebben voor purchase order tracking software

  1. een enkele repository voor al uw inkooporders.
  2. mogelijkheid om het goedkeuringsproces voor inkooporders af te handelen
  3. mogelijkheid om de verzendstatus bij te houden en de gebruikers automatisch te informeren over de orderstatus. U kunt de status bijvoorbeeld als volgt volgen:

aankooporder_tracking

aankooporder_tracking
  1. een eenvoudige manier voor gebruikers om de ontvangstbewijzen van het product of de diensten te bevestigen. Zo kunt u bijvoorbeeld inkooporders volgen in ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. een systeem dat integreert met uw boekhoudpakket, bijvoorbeeld QuickBooks

als u wilt zien hoe ProcureDesk u kan helpen met het volgen van inkooporders, kunt u een demo plannen met een van onze inkoopexperts.

hier is een voorbeeld van hoe u orders kunt volgen in ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

voors:

  1. het is volledig geautomatiseerd, dus geen spreadsheets meer.
  2. u zou de productiviteit van het team verhogen omdat uw bedrijf minder tijd zou besteden aan het maken en bijhouden van inkooporders. Door gebruik te maken van catalogi, kunt u het aankoopproces voor uw medewerkers te vereenvoudigen.
  3. u krijgt het extra voordeel van kostenbeheersing omdat u met een goedkeuringsproces voor aankopen kunt bepalen hoe werknemers geld uitgeven en waaraan.

Cons:

  1. het is een extra kostenpost. Maar het goede deel is dat de terugverdientijd is over het algemeen binnen een maand of twee. Dus ik weet zeker dat je CFO het goed vindt met deze investering.
  2. als het product niet volledig is aangenomen, kunt u niet alle beloofde voordelen krijgen. Daarom is het belangrijk om te gaan met een partner die bereid is om te investeren in opleiding en toenemende adoptie.

bonusmateriaal: We hebben een inkoopordersjabloon voor u samengesteld, zodat u direct kunt beginnen met het bijhouden van inkooporders. Als u nog niet klaar bent om een geautomatiseerde oplossing te implementeren, ga dan gewoon aan de slag met deze template.

optie 3: boekhoudsystemen zoals QuickBooks of ERP

de derde optie voor het bijhouden van inkooporders is het gebruik van uw bestaande boekhoudpakket.

we gebruiken hier QuickBooks Online, Maar U kunt dit vervangen door Sage, Xero, NetSuite of elk ander systeem dat een inkooporderfunctionaliteit heeft.

voor wie is het?

het gebruik van uw boekhoudsysteem als aankoopordervolgsysteem is mogelijk. Er zijn echter bepaalde beperkingen.

het is het meest geschikt voor bedrijven met:

laag aankoopvolume:

als u 10-20 inkooporders in een maand maakt, dan kan deze strategie voor u werken. Het volume is laag genoeg dat de inkooporders direct

voorspelbare levenscyclus en eenvoudig voorraadbeheer kunnen zijn:

als de levensduur van de inkooporders voorspelbaar is, betekent dit minder wijzigingen in het inkooporderproces.

hoe lager het aantal wijzigingen, hoe minder u de inkooporder in QuickBooks hoeft te wijzigen.

beperkte aankopen van producten of diensten:

als u een beperkte set items hebt die u koopt, is het heel eenvoudig om die items in QuickBooks als item master in te stellen.

dat geeft u de mogelijkheid om de bestelling sneller te maken door het ophalen van de items uit de item master in plaats van het invoeren van de regel beschrijving handmatig.

dit versnelt het proces en vermindert fouten bij het aanmaken van inkooporders.

één persoon in het inkoopteam die inkooporders maakt:

als u niet meerdere locaties of meerdere mensen hebt die inkooporders invoeren, dan kan deze strategie voor u werken.

het probleem met meerdere locaties of meerdere mensen die inkooporders invoeren in QuickBooks is dat je nu toegang moet openen voor meerdere mensen.

dat is geen goede strategie omdat QuickBooks geen manier heeft om de toegang tot de functionaliteit van de inkooporders te beperken. Geen enkele Controller is bereid het risico te nemen om boeken te openen voor meerdere mensen in het bedrijf.

Hoe doet u dit?:

hier vindt u hoe u een inkoopordervolgsysteem in QuickBooks kunt instellen.

  1. een proces opzetten voor gebruikers om een aankoop aan te vragen. U kunt een eenvoudig aanvraagformulier instellen dat de medewerkers kunnen gebruiken om een aanvraag in te dienen. Bijvoorbeeld, een voorbeeld aanvraagformulier is als volgt:

aankoop_vereiste_jabloon

purchase requestion_template

Download purchase requisition template

  1. Wij raden aan een goedkeuringsproces in te stellen zodat het management de mogelijkheid heeft om de kosten te controleren voordat de inkooporder wordt uitgegeven.
  2. een inkoop-e-mail instellen zodat werknemers de aankoopaanvraag na goedkeuring naar die e-mail kunnen e-mailen, bijvoorbeeld, [email protected]
  3. Identificeer één persoon die verantwoordelijk is voor het aanmaken van inkooporders in QuickBooks. Deze persoon kan het verzoek bekijken en inkooporders maken in QuickBooks. Hier is hoe u een inkooporder in QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. u kunt QuickBooks e-mail functionaliteit gebruiken om de bestelling van QuickBooks verzenden.
  2. nadat de aankooporder is gegenereerd, stuurt u een kopie van de aankooporder naar de aanvrager. U kunt vervolgens inkooporders volgen in QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

voors:

  1. het proces is heel eenvoudig, medewerkers hoeven geen nieuw systeem te leren.
  2. er zijn geen extra kosten voor een aankoopsysteem. Aangezien u al betaalt voor QuickBooks, kunt u de native mogelijkheden gebruiken zonder extra kosten.

Cons:

  1. de aanvragers moeten een spoor van hun individuele inkooporders te houden. Hoewel inkooporders in QuickBooks zijn, hebben werknemers geen toegang tot QuickBooks.
  2. het proces schaalt niet met volume. Het is een goede korte termijn fix, maar op lange termijn moet je naar een inkoopsysteem.
  3. omdat het proces handmatig is, is er een grote kans op fouten. Het is niet ongewoon dat uw werknemer vergat om een vordering om te zetten in een inkooporder.

nu is het uw beurt

Bepaal welke optie het beste voor u is en ga aan de slag.

hier is hoe u kunt beslissen welke optie het beste voor u is.

  1. als het aankoopvolume laag is, bijvoorbeeld minder dan 10 aankooporders per maand, gebruik dan een op spreadsheets gebaseerd proces voor het volgen van bestellingen.
  2. als u 10-20 inkooporders hebt en u een persoon hebt die de inkooporders in QuickBooks kan invoeren en beheren, gebruik dan OPTIE 3 – QuickBooks of uw boekhoudsysteem.
  3. als u meer dan 10 inkooporders aanmaakt en u hebt meerdere locaties en meer dan 10 medewerkers, gebruik dan een inkoopsysteem om uw inkooporders te volgen.

als u besluit de SpreadSheet route te volgen, is hier de sjabloon voor u.

Als u geïnteresseerd bent in hoe ProcureDesk u kan helpen bij het automatiseren van het volgen van uw inkooporders, gebruik dan de onderstaande knop om een demo van 30 minuten in te plannen met ons team.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.