ordem de compra (PO) rastreamento – acompanhe pedidos de compra com ou sem planilhas

material de bônus: modelo de rastreador de pedidos de compra
lutando com o rastreamento de pedidos de compra?

empresas em crescimento que não possuem um sistema de pedidos de compra geralmente lutam para acompanhar o volume de pedidos de compra.

usando esta estratégia, você pode reduzir o caos no rastreamento de pedidos de compra.

você pode ir de não saber onde os pedidos estão para exatamente ser capaz de rastrear todos os pedidos.

com essa estratégia, você pode reduzir os atrasos nos pedidos de compra e garantir transparência em todo o ciclo de vida dos pedidos de compra.

Aqui estão alguns dos resultados de nossos clientes, conseguida utilizando esta estratégia em menos de 10 dias:

Antes e after_purchase_order_tracking

Antes e after_purchase_order_tracking

neste artigo, nós estamos indo cobrir 3 maneiras que você pode acompanhar os seus pedidos de compra. Falaremos sobre opções um tanto gratuitas e uma maneira melhor de usar o software de pedidos de compra.

nada é realmente gratuito, embora as planilhas possam ser gratuitas, mas há um custo do tempo dos funcionários para rastrear o pedido de compra em planilhas.

Mas antes de prosseguir, Clique abaixo para fazer o download da ordem de compra tracker modelo

Use este modelo para iniciar acompanhamento de ordens de compra e se você está apenas começando, esse modelo é tudo o que você precisa para obter a sua compra sob controle.

Antes de começarmos, vamos cobrir algumas perguntas básicas

o que é o rastreamento do pedido de compra (PO)?

o rastreamento de pedidos de compra significa a atividade de rastrear o ciclo de vida de um pedido de compra para que todos tenham visibilidade completa da cadeia de suprimentos. Isso pode ser rastreamento em tempo real de pedidos de compra ou por meio de um processo manual.

o objetivo do rastreamento de pedidos de compra é fornecer visibilidade em tempo real (sempre que possível) a todos os envolvidos no processo de aquisição.

ordem de Compra do ciclo de vida

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

Emitido:

Este é o primeiro passo do pedido de compra do ciclo de vida. Depois que as requisições de compra são aprovadas, mais um número de ordem de compra(PO) é gerado e a ordem de compra é enviada ao fornecedor.

você pode estar criando o pedido de compra em planilhas ou usando um sistema eletrônico de pedidos de compra ou usando modelos de pedidos de compra no Microsoft Word.

as informações típicas sobre o pedido de compra incluem itens de linha comprados, termos como condições de pagamento, método de pagamento e o prazo em que você precisa da entrega do produto.

também pode incluir condições especiais de entrega e como gerenciar solicitações de cancelamento para um pedido de compra.

reconhecido:

depois de emitir o pedido de compra ao fornecedor, o Fornecedor reconhece o pedido para confirmar se pode atender aos requisitos do pedido de compra.

por exemplo, o produto encomendado pode ser descontinuado ou encomendado de volta. Ao reconhecer o pedido, o fornecedor está comunicando se pode entregar o produto e quando. A comunicação é enviada às partes interessadas individuais ou ao Gerente da cadeia de suprimentos.

entregue:

quando o fornecedor envia o produto, o status de um pedido de compra muda para entregue.

os compradores geralmente criam uma nota de recebimento de mercadorias (GRN) para registrar a entrega do produto e capturar outros detalhes, como números de série, etc.

um comprador pode precisar de um lembrete para criar recibos.

fechado:

um status fechado significa que nenhuma atividade mais pode acontecer para esta ordem de compra. Por exemplo, um pedido é entregue na íntegra e nenhuma atividade pode acontecer.

Existem duas variações do status fechado

  1. Quando o pedido for entregue ou
  2. Quando o pedido de compra é entregue e as respectivas faturas foram pagas.

Quando devo usar o rastreamento de pedidos de compra no processo de aquisição?

a resposta curta é que você deve sempre ter uma solução de rastreamento de pedidos de compra em vigor.

no entanto, com um volume maior de pedidos de compra, o processo de rastreamento de pedidos de compra é mais relevante.

Aqui está uma lista de verificação rápida quando a ordem de compra de rastreamento faz sentido:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. Se você só questão 3 ordens de compra de um mês, não há muito a pista!
  2. no entanto, se você estiver emitindo 100 pedidos de compra por mês, você definitivamente precisa de um processo para rastrear os pedidos de compra.

o segundo aspecto é a complexidade e a contagem de fornecedores.

  1. se os 100 pedidos de compra forem emitidos apenas para 2 Fornecedores, pode ser mais fácil para o departamento de compras ligar para o fornecedor e descobrir o status.

portanto, em poucas palavras, se você tiver um grande volume de pedidos de compra espalhado por vários fornecedores, um processo de rastreamento de pedidos de compra é uma necessidade absoluta.

você precisa de um fluxo de trabalho de aprovação para alterações no pedido de compra?

a resposta curta é sim, é sempre recomendável ter um fluxo de trabalho de aprovação para pedidos de compra.

chamamos esse triângulo de Conformidade:

fluxo de trabalho de Aprovação de alterações de ordem

fluxo de trabalho de Aprovação de alterações de ordem

Durante a ordem de compra do ciclo de vida, as informações sobre as ordens de compra mudanças muitas vezes.

Aqui estão alguns exemplos de por que você pode precisar alterar o pedido de compra.

  1. alterações nos itens comprados devido à alteração dos Requisitos.
  2. aumento ou diminuição da quantidade encomendada devido à mudança na demanda dos negócios.
  3. mude para os itens comprados porque os itens encomendados originais foram descontinuados.

aqui está o motivo pelo qual você pode precisar de um fluxo de trabalho de aprovação para alterações no pedido de compra.

Compliance de compras:

ou quer saber por que algo foi alterado e quando foi alterado.

por exemplo, um funcionário fez um pedido para um widget que custou US $1.000.

o pedido original era para 100 widgets, mas agora eles precisam alterá-lo para 150 para acomodar o aumento da demanda comercial.

isso é um aumento de $50.000 em gastos adicionais em comparação com $100.000 que foi originalmente autorizado para a compra.

dependendo do tamanho da empresa, isso pode ter um impacto significativo nos orçamentos da empresa e deve ser autorizado no nível apropriado de gestão.

evita fraudes:

continuando com o exemplo acima, Se você não tiver uma aprovação de pedido de compra para alterações, qualquer funcionário pode alterar o pedido de compra e os pedidos do palace para itens que não foram autorizados para compra.

ao ter um processo de aprovação para alterações, você pode garantir que você tenha o mecanismo de controle para evitar fraudes de compras.

outro benefício de um processo de aprovação de ordem de compra é que você pode facilmente controlar gastos desonestos. Gastos desonestos é quando os funcionários compram produtos, mas fornecedores diferentes do que é escolhido pelo seu departamento de compras.

ESPECIFICAÇÕES alterações impacto:

se a especificação do produto mudar como resultado da ordem de alteração, ter um fluxo de trabalho de aprovação oferece a você a oportunidade de revisar o impacto das especificações.

por exemplo, você compra um widget de um fornecedor, mas por algum motivo, o widget é encomendado de volta.

o fornecedor oferece uma peça de reposição, mas, a menos que seja aprovada por meio de um novo processo de introdução de produto, você não sabe se ela atende ou não às suas necessidades.

como implementar o rastreamento de pedidos de compra e agilizar o rastreamento de PO

existem várias maneiras de implementar um sistema de rastreamento de pedidos de compra. Cobrimos três opções aqui: planilhas

, um sistema de compras on-line ou seus sistemas de contabilidade como QuickBooks.

essas opções variam de Gratuitas a pagas.

em cada opção, abordaríamos os detalhes sobre quando usar esta opção e onde não faz sentido usar essa opção.

vamos entrar em detalhes.

Option1: rastreando pedidos de compra com planilhas-rastreamento Manual de pedidos de compra

a primeira opção é, obviamente,uma planilha. Não há nada que não possa ser resolvido usando uma planilha!

vá em frente e baixe o modelo aqui:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

E começar com o acompanhamento de ordens de compra.

para quem serve?

o rastreamento de pedidos de compra é útil para empresas com os seguintes atributos de compra

  1. baixo volume de pedidos de compra: se você estiver criando menos de 10 pedidos de compra por mês, o rastreamento de pedidos de compra em uma planilha é uma opção viável para você.
  2. alterações limitadas nas ordens de compra: se suas ordens de compra raramente mudam após o pedido ser feito, as planilhas podem ser uma boa opção. Por exemplo, o fornecedor envia o pedido no dia seguinte para que não haja espaço para alterações.
  3. cancelamento limitado de pedidos: se vários pedidos estiverem sendo cancelados, torna-se difícil acompanhar esses pedidos atualizando as planilhas o tempo todo.
  4. uma ou duas pessoas rastreando pedidos: se você tiver uma pessoa rastreando a planilha de rastreamento de Pedidos, haverá menos chances de as informações serem substituídas pelas equipes.

como fazer:

crie uma planilha simples ou um documento do Google que sua equipe possa manter facilmente.

tudo que você precisa é de algumas informações básicas, como o número do pedido, Data, nome do Fornecedor, status do pedido, etc.

para começar, baixe nosso modelo de rastreador de pedidos de compra gratuito e modifique-o para adicionar quaisquer colunas adicionais necessárias para rastrear os dados do pedido de compra.

prós:

  1. é fácil começar. Tudo que você precisa é o seu programa de planilha favorito.
  2. é gratuito, supondo que você já tenha a licença da Microsoft instalada. Você também pode google docs, que é totalmente gratuito.
  3. não são necessárias alterações adicionais no processo além de ter um indivíduo ou uma equipe responsável pelo rastreamento dos pedidos de compra.

contras:

  1. planilhas são difíceis de manter e propensas a erros humanos. As informações sobre pedidos de compra continuam mudando e você sempre precisa de atualizações constantes na planilha.
  2. você pode estar faltando informações do pedido de compra se a pessoa que atualizou o rastreador se esqueceu de atualizar o documento.
  3. embora a planilha seja gratuita, ainda há um custo do processo. Digamos que uma pessoa passe 2 horas todos os dias para manter o rastreador, ou seja, 40 horas por semana. Suponha uma taxa de US $40 / hora, você está gastando US $ 1600 na manutenção de um rastreador de pedidos de compra.

Opção 2: implementar o rastreamento em tempo Real do pedido de compra (PO) com software de gerenciamento de pedidos de compra

a segunda opção é usar um sistema eletrônico de rastreamento de pedidos de compra. Em vez de usar um processo manual para criar e rastrear pedidos de compra, você pode usar um sistema eletrônico de pedidos de compra. Existem benefícios adicionais ao uso de um sistema de compras, ou seja, melhor processo e conformidade de compra.

para quem serve?

você deve pensar em implementar um sistema de compra para rastreamento de pedidos se o seu processo de compra se parecer com o seguinte

maior volume de pedidos de compra:

se você estiver criando mais de 10 pedidos de compra por mês, é provável que um processo de planilha manual não funcione para você.

com um grande volume de compras, é difícil acompanhar a entrada e manutenção dos dados de rastreamento do pedido de compra em planilhas.

vários locais:

no caso de vários locais, é provável que várias pessoas estejam mantendo seu rastreador individual ou vários funcionários estejam mantendo o mesmo rastreador de pedidos de compra.

também há chances de falta de dados caso alguém se esqueça de atualizar a planilha com uma nova ordem que criou.

várias alterações na ordem de compra:

as alterações mais frequentes que você tem para as ordens de compra, mais atualizações que você precisa para as planilhas.

a coisa mais importante a saber é o que mudou e quem mudou. Quanto mais as mudanças, mais trabalhoso é atualizar as planilhas com informações de rastreamento de Pedidos.

uma grande variedade de fornecedores e itens:

se você tiver uma grande variedade de fornecedores e itens, isso significa mais pedidos e diferentes métodos de pedidos de compra em toda a linha.

por exemplo, alguns fornecedores podem esperar que os pedidos sejam feitos no site ou alguns podem esperar que os pedidos sejam feitos por telefone.

com os diferentes métodos de ordem, há uma maior chance de erros na atualização da planilha.

como fazer isso:

existe um software de rastreamento de pedidos de compra múltiplo disponível no mercado.

a chave é encontrar uma solução que funcione melhor para suas necessidades.

aqui está um conjunto de principais recursos que você precisaria para o software de rastreamento de pedidos de compra

  1. um único repositório para todos os seus pedidos de compra.
  2. capacidade de lidar com o processo de aprovação do pedido de compra
  3. capacidade de rastrear o status do envio e informar automaticamente os usuários sobre o status do pedido. Por exemplo, você pode acompanhar o status da seguinte maneira:

purchase_order_tracking

purchase_order_tracking
  1. Uma maneira fácil para que os usuários confirmem as confirmações de recebimento do produto ou serviços. Por exemplo, isso é como você pode acompanhar ordens de compra no ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. Um sistema que se integra com o seu pacote de contabilidade, por exemplo, QuickBooks

Se você gostaria de ver como ProcureDesk pode ajudá-lo com a ordem de compra de acompanhamento, sinta-se livre para agendar uma demonstração com um de nossos compra de especialistas.

Aqui está um exemplo de como você pode controlar pedidos em ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

Prós:

  1. é completamente automatizado, assim, não mais planilhas.Você aumentaria a produtividade da equipe porque sua empresa gastaria menos tempo criando e rastreando pedidos de compra. Ao alavancar catálogos, você pode simplificar o processo de compra para seus funcionários.
  2. você obtém o benefício adicional do controle de custos porque, com um processo de aprovação de compra, você pode controlar como os funcionários estão gastando dinheiro e em quê.

Contras:

  1. é uma despesa adicional. Mas a parte boa é que o período de retorno é geralmente dentro de um mês ou dois. Portanto, tenho certeza de que seu CFO estaria bem com esse investimento.
  2. se o produto não for totalmente adotado, você não poderá obter todos os benefícios prometidos. É por isso que é importante ir com um parceiro que esteja disposto a investir em treinamento e aumentar a adoção.

material de bônus: reunimos um modelo de pedido de compra para você, para que você possa começar a acompanhar instantaneamente os pedidos de compra. Se você não estiver pronto para implementar uma solução automatizada, basta começar com este modelo.

Opção 3: sistemas de contabilidade como QuickBooks ou ERP

a terceira opção para rastrear pedidos de compra é usar seu pacote de contabilidade existente.

estamos usando QuickBooks Online aqui, mas você pode substituir isso por Sage, Xero, NetSuite ou qualquer outro sistema que tenha uma funcionalidade de pedido de compra.

para quem serve?

usar seu sistema de contabilidade como um sistema de rastreamento de pedidos de compra é viável. No entanto, existem certas limitações.

é mais adequada para empresas com:

Baixo volume de compras:

Se você estiver criando 10-20 ordens de compra em um mês, então essa estratégia pode funcionar para você. O volume é baixo o suficiente para que os pedidos de compra possam ser diretamente

ciclo de vida previsível e gerenciamento de inventário simples:

se o ciclo de vida do pedido de compra for previsível, isso significa menos alterações no processo do pedido de compra.

quanto menor o número de alterações, menos você precisa alterar o pedido de compra no QuickBooks.

compras limitadas de produtos ou serviços:

se você tem um conjunto limitado de itens que compra, é muito fácil configurar esses itens no QuickBooks como um mestre de itens.

que lhe dá a capacidade de criar a ordem de compra mais rápido, pegando os itens do item mestre em vez de inserir a descrição da linha manualmente.

isso acelera o processo e reduz erros ao criar pedidos de compra.

uma única pessoa na equipe de compras criando ordens de compra:

se você não tiver vários locais ou várias pessoas entrando em pedidos de compra, essa estratégia pode funcionar para você.

o problema com vários locais ou várias pessoas entrando ordens de compra em QuickBooks é que agora você tem que abrir o acesso a várias pessoas.

essa não é uma boa estratégia porque o QuickBooks não tem uma maneira de restringir o acesso apenas à funcionalidade do pedido de compra. Nenhum controlador está disposto a correr o risco de abrir livros para várias pessoas na empresa.

como fazer isso:

aqui está como configurar um sistema de rastreamento de pedidos de compra no QuickBooks.

  1. configurar um processo para os usuários solicitarem uma compra. Você pode configurar um formulário de requisição simples que os funcionários podem usar para enviar uma solicitação. Por exemplo, um formulário de requisição de amostra é o seguinte:

purchase_requisition_template

purchase_requisition_template

Download da requisição de compra, modelo

  1. recomendamos a definição de um processo de aprovação para que a gestão tem a oportunidade de rever a despesa antes do pedido de compra for emitido.
  2. configure um e-mail de compra para que os funcionários possam enviar a requisição de compra por e-mail para esse e-mail após a aprovação, por exemplo, [email protected]
  3. identifique uma única pessoa responsável pela criação de pedidos de compra no QuickBooks. Essa pessoa pode revisar a solicitação e criar pedidos de compra no QuickBooks. Veja como você cria um pedido de compra no QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. você pode usar a funcionalidade de E-mail do QuickBooks para enviar o pedido de compra do QuickBooks.
  2. depois que o pedido de compra for gerado, envie uma cópia do pedido de compra ao solicitante. Você pode rastrear pedidos de compra em QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

prós:

  1. o processo é muito simples, os funcionários não precisam aprender um novo sistema.
  2. não há despesa adicional para um sistema de compras. Como você já está pagando pelo QuickBooks, você pode usar os recursos nativos sem custo adicional.

contras:

  1. os solicitantes devem acompanhar seus pedidos de compra individuais. Mesmo que os pedidos de compra estejam no QuickBooks, os funcionários não têm acesso ao QuickBooks.
  2. o processo não escala com volume. É uma boa correção de curto prazo, mas a longo prazo você precisa ir a um sistema de compras.
  3. como o processo é manual, há uma grande chance de erros. Não é incomum que seu funcionário tenha esquecido de converter uma requisição em um pedido de compra.

agora sua vez

decida qual opção é melhor para você e comece.

aqui está como decidir qual opção é melhor para você.

  1. se o volume de compra for baixo, por exemplo, menos de 10 pedidos de compra por mês, use um processo baseado em Planilha para rastreamento de Pedidos.
  2. se você tiver 10-20 pedidos de compra e tiver uma pessoa que possa inserir e gerenciar os pedidos de compra no QuickBooks, use a opção 3 – QuickBooks ou seu sistema de contabilidade.Se você criar mais de 10 pedidos de compra e tiver vários locais e mais de 10 funcionários, use um sistema de compras para rastrear seus pedidos de compra.

se você decidir seguir a Rota da planilha, aqui está o modelo para você.

Se você estiver interessado em ver como ProcureDesk pode ajudar você a automatizar a sua ordem de compra de rastreamento, use o botão abaixo para agendar a 30 minutos de demonstração com a nossa equipe.

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