Purchase Order (PO) Tracking – Spåra inköpsorder med eller utan kalkylblad

bonusmaterial: inköpsorder Tracker Mall
kämpar med inköpsorder spårning?

växande företag som inte har ett inköpsordersystem kämpar ofta med att hålla jämna steg med volymen av inköpsorder.

med denna strategi kan du minska kaoset när du spårar inköpsorder.

du kan gå från att inte veta var beställningarna är till att exakt kunna spåra alla beställningar.

med denna strategi kan du minska inköpsorderförseningar och säkerställa transparens över inköpsorderns livscykel.

här är några av de resultat våra kunder har uppnått med hjälp av denna strategi på under 10 dagar:

före och efter_purchase_order_tracking

före och efter_purchase_order_tracking

i den här artikeln kommer vi att täcka 3 sätt du kan spåra dina inköpsorder. Vi kommer att prata om något gratis alternativ och ett bättre sätt att använda inköpsorderprogramvara.

ingenting är verkligen gratis, även om kalkylblad kan vara gratis men det kostar anställdas tid att spåra inköpsordern i kalkylblad.

men innan vi går vidare, Klicka nedan för att ladda ner mallen för inköpsorderspårare

använd den här mallen för att börja spåra inköpsorder och om du precis har börjat är den här mallen allt du behöver för att få ditt köp under kontroll.

innan vi börjar, låt täcka några grundläggande frågor

Vad är inköpsorder (PO) spårning?

spårning av inköpsorder innebär aktiviteten att spåra livscykeln för en inköpsorder så att alla har fullständig insyn i leveranskedjan. Detta kan vara spårning i realtid av inköpsorder eller genom en manuell process.

syftet med spårning av inköpsorder är att ge synlighet i realtid (om möjligt) för alla som är involverade i upphandlingsprocessen.

livscykel för inköp

PURCHASE_ORDER_TRACKING

PURCHASE_ORDER_TRACKING

utfärdat:

Detta är det första steget i inköpsorderns livscykel. Efter att inköpsrekvisitionerna har godkänts genereras ytterligare ett inköpsorder (PO) – nummer och inköpsordern skickas till säljaren.

du kan skapa inköpsordern i kalkylblad eller använda ett elektroniskt inköpsordersystem eller använda inköpsordermallar i Microsoft Word.

den typiska informationen på inköpsordern inkluderar inköpta rader, villkor som betalningsvillkor, betalningsmetod och tidsramen där du behöver leveransen av produkten.

det kan också innehålla speciella leveransvillkor och hur man hanterar avbokningsförfrågningar för en inköpsorder.

bekräftad:

när du har utfärdat inköpsordern till säljaren, bekräftar säljaren beställningen för att bekräfta om de kan uppfylla inköpsorderkraven.

till exempel kan den beställda produkten avbrytas eller beställas tillbaka. Genom att bekräfta beställningen kommunicerar säljaren om de kan leverera produkten och när. Meddelandet skickas till enskilda intressenter eller supply chain manager.

levereras:

när säljaren skickar produkten ändras statusen för en inköpsorder till levererad.

köpare skapar i allmänhet en varukvitto (GRN) för att registrera leveransen av produkten och fånga andra detaljer som serienummer etc.

en köpare kan behöva en påminnelse för att skapa kvitton.

stängd:

en stängd status innebär att ingen mer aktivitet kan hända för denna inköpsorder. Till exempel levereras en beställning i sin helhet och ingen mer aktivitet kan hända.

det finns två varianter av den stängda statusen

  1. när inköpsordern levereras eller
  2. när inköpsordern levereras och tillhörande fakturor har betalats.

När ska jag använda Inköpsorderspårning i upphandlingsprocessen?

det korta svaret är att du alltid ska ha en inköpsorderspårningslösning på plats.

men med en större inköpsordervolym är inköpsorderspårningsprocessen mer relevant.

här är en snabb checklista på när inköpsorderspårning är vettigt:

Purchase_order_tracking_checklist

Purchase_order_tracking_checklist
  1. om du bara utfärdar 3 inköpsorder i månaden finns det inte mycket att spåra!
  2. men om du utfärdar 100 inköpsorder per månad behöver du definitivt en process för att spåra inköpsorderna.

den andra aspekten är komplexiteten och leverantörsräkningen.

  1. om 100 inköpsorder endast utfärdas till 2 leverantörer kan det vara lättare för inköpsavdelningen att bara ringa säljaren och ta reda på statusen.

så i ett nötskal, om du har en stor inköpsordervolym som är spridd över flera leverantörer, är en inköpsorderspårningsprocess ett absolut måste.

behöver du ett arbetsflöde för godkännande för Inköpsorderändringar?

det korta svaret är ja, det rekommenderas alltid att ha ETT godkännandearbetsflöde för inköpsorder.

vi kallar denna efterlevnadstriangel:

arbetsflöde för godkännande för orderändringar

arbetsflöde för godkännande för orderändringar

under inköpsorderns livscykel ändras informationen om inköpsorderna ofta.

här är några exempel på varför du kan behöva ändra inköpsordern.

  1. ändringar av de inköpta artiklarna på grund av kraven ändras.
  2. ökning eller minskning av den beställda kvantiteten på grund av förändring i företagens efterfrågan.
  3. Byt till de köpta artiklarna eftersom de ursprungliga beställda artiklarna har upphört.

här är varför du kan behöva ett arbetsflöde för godkännande för inköpsorderändringar.

Inköpsöverensstämmelse:

ou vill veta varför något ändrades och när det ändrades.

en anställd beställde till exempel en widget som kostade $1000.

den ursprungliga ordern var för 100 widgets men nu måste de ändra den till 150 för att tillgodose ökad efterfrågan på företag.

det är en ökning med $50,000 i ytterligare utgifter jämfört med $100,000 som ursprungligen godkändes för köpet.

beroende på företagets storlek kan detta ha en betydande inverkan på företagets budgetar och bör godkännas på lämplig ledningsnivå.

förhindrar bedrägeri:

fortsätter med ovanstående exempel, om du inte har en inköpsorder godkännande för ändringar, kan någon anställd ändra inköpsorder och palace order för objekt som inte godkänts för köp.

genom att ha en godkännandeprocess för ändringar kan du se till att du har kontrollmekanismen för att förhindra upphandlingsbedrägerier.

en annan fördel med en process för godkännande av inköpsorder är att du enkelt kan kontrollera oseriösa utgifter. Oseriösa utgifter är när anställda köper produkter men andra leverantörer än vad som väljs av din inköpsavdelning.

Specifications changes impact:

om produktspecifikationen ändras till följd av ändringsordningen ger ett arbetsflöde för godkännande dig möjlighet att granska effekterna av specifikationerna.

till exempel köper du en widget från en leverantör men av någon anledning är widgeten beställd igen.

säljaren erbjuder en ersättningsdel men om det inte är godkänt genom en ny Produktintroduktionsprocess vet du inte om det uppfyller dina krav eller inte.

så här implementerar du spårning av inköpsorder och effektiviserar po-spårning

det finns flera sätt att implementera ett spårningssystem för inköpsorder. Vi täcker tre alternativ här:

kalkylblad, ett online inköpssystem eller dina redovisningssystem som QuickBooks.

dessa alternativ varierar från gratis till betald.

i varje alternativ skulle vi täcka detaljerna om när du ska använda det här alternativet och var det inte är meningsfullt att använda det alternativet.

Låt oss komma in i detaljer.

Option1: spåra inköpsorder med kalkylblad – Manuell Inköpsorderspårning

det första alternativet är naturligtvis ett kalkylblad. Det finns inget som inte kan lösas med ett kalkylblad!

gå vidare och ladda ner mallen här:

purchase_oreder_tracking_template

purchase_oreder_tracking_template

och kom igång med att spåra inköpsorder.

Vem är det för?

spårning av inköpsorder är användbart för företag med följande inköpsattribut

  1. låg inköpsordervolym: om du skapar mindre än 10 inköpsorder per månad är spårning av inköpsorder i ett kalkylblad ett genomförbart alternativ för dig.
  2. begränsade ändringar av inköpsorder: om dina inköpsorder sällan ändras efter beställningen är placerad kan kalkylblad vara ett bra alternativ. Till exempel skickar säljaren beställningen nästa dag så det finns inget utrymme för ändringar.
  3. begränsad beställningsavbeställning: om flera beställningar avbryts blir det svårt att hålla reda på dessa beställningar genom att uppdatera kalkylarken hela tiden.
  4. en eller två personer som spårar order: om du har en person som spårar orderspårningsbladet finns det färre chanser att informationen åsidosätts av lag.

hur man gör det:

skapa ett enkelt kalkylblad eller ett Google-dokument som ditt team enkelt kan underhålla.

allt du behöver är grundläggande information som ordernummer, datum, leverantörsnamn, orderstatus etc.

för att komma igång, ladda ner vår gratis inköpsorderspårningsmall och ändra den för att lägga till ytterligare kolumner som du behöver för att spåra inköpsorderdata.

fördelar:

  1. det är lätt att komma igång. Allt du behöver är ditt favoritkalkylprogram.
  2. det är gratis, förutsatt att du redan har Microsoft-Licens installerad. Du kan också Google docs som är helt gratis.
  3. det krävs inga ytterligare processändringar annat än att ha en individ eller ett team som ansvarar för att spåra inköpsorderna.

nackdelar:

  1. kalkylblad är svåra att underhålla och utsatta för mänskliga fel. Informationen om inköpsorder fortsätter att förändras och du behöver alltid ständiga uppdateringar av kalkylbladet.
  2. du kanske saknar inköpsorderinformation om personen som uppdaterar spåraren glömde att uppdatera dokumentet.
  3. även om kalkylbladet är gratis finns det fortfarande en kostnad för processen. Låt oss säga att en person spenderar 2 timmar varje dag för att behålla spåraren, det vill säga 40 timmar i veckan. Antag en $40 / timmars kurs, du spenderar $ 1600 på att upprätthålla en inköpsorderspårare.

alternativ 2: implementera spårning av inköpsorder i realtid (Po) med programvara för inköpsorder

det andra alternativet är att använda ett elektroniskt spårningssystem för inköpsorder. Istället för att använda en manuell process för att skapa och spåra inköpsorder kan du använda ett elektroniskt inköpsordersystem. Det finns ytterligare fördelar med att använda ett inköpssystem, dvs. bättre process och inköp efterlevnad.

Vem är det för?

du bör tänka på att implementera ett inköpssystem för Orderspårning om din inköpsprocess ser ut som följande

högre inköpsordervolym:

om du skapar mer än 10 inköpsorder per månad är chansen att en manuell kalkylprocess inte kommer att fungera för dig.

med en stor inköpsvolym är det svårt att hålla jämna steg med att ange och underhålla spårningsdata för inköpsorder i kalkylblad.

flera platser:

när det gäller flera platser är chansen att flera personer behåller sin individuella tracker eller flera anställda upprätthåller samma inköpsorderspårare.

det finns också chanser att data saknas om någon glömmer att uppdatera kalkylbladet med en ny order som de har skapat.

flera ändringar i inköpsorder:

ju mer frekventa ändringar du har i inköpsorderna, desto fler uppdateringar behöver du i kalkylarken.

det viktigaste att veta är vad som förändrats och vem som ändrade det. Ju mer förändringarna desto mer mödosamma är det att uppdatera kalkylarken med orderspårningsinformation.

en stor spridning av leverantörer och artiklar:

om du har en stor spridning av leverantörer och artiklar betyder det fler beställningar och olika inköpsordermetoder över hela linjen.

till exempel kan vissa leverantörer förvänta sig att orderna placeras på webbplatsen eller vissa kan förvänta sig att orderna placeras via telefon.

med de olika ordningsmetoderna finns det en ökad risk för fel vid uppdatering av kalkylbladet.

hur man gör det:

det finns flera inköpsorderspårningsprogram tillgängliga på marknaden.

nyckeln är att hitta en lösning som fungerar bäst för dina behov.

här är en uppsättning viktiga funktioner du behöver för inköpsorderspårningsprogramvara

  1. ett enda arkiv för alla dina inköpsorder.
  2. förmåga att hantera inköpsorder godkännandeprocessen
  3. möjlighet att spåra leveransstatus och automatiskt informera användarna om orderstatus. Du kan till exempel spåra status enligt följande:

purchase_order_tracking

purchase_order_tracking
  1. ett enkelt sätt för användare att bekräfta kvitton på produkten eller tjänsterna. Så här kan du till exempel spåra inköpsorder i ProcureDesk:

receipt_tracking_procuredesk

receipt_tracking_procuredesk
  1. ett system som integreras med ditt bokföringspaket, till exempel QuickBooks

om du vill se hur ProcureDesk kan hjälpa dig med inköpsorderspårning, boka gärna en demo med en av våra inköpsexperter.

här är ett exempel på hur du kan spåra beställningar i ProcureDesk:

Track_all_your_orders

Track_all_your_orders

Pros:

  1. det är helt automatiserat, så inga fler kalkylblad.
  2. du skulle öka teamets produktivitet eftersom ditt företag skulle spendera mindre tid på att skapa och spåra inköpsorder. Genom att utnyttja kataloger kan du förenkla inköpsprocessen för dina anställda.
  3. du får den extra fördelen med kostnadskontroll eftersom du med en köpgodkännandeprocess kan styra hur anställda spenderar pengar och på vad.

nackdelar:

  1. det är en extra kostnad. Men den goda delen är att återbetalningsperioden i allmänhet är inom en månad eller två. Så jag är säker på att din CFO skulle vara OK med denna investering.
  2. om produkten inte är helt antagen kan du inte få alla de utlovade fördelarna. Det är därför det är viktigt att gå med en partner som är villig att investera i utbildning och ökad adoption.

bonusmaterial: vi har sammanställt en inköpsordermall för dig så att du direkt kan börja hålla reda på inköpsorder. Om du inte är redo att implementera en automatiserad lösning, kom bara igång med den här mallen.

alternativ 3: redovisningssystem som QuickBooks eller ERP

det tredje alternativet för att spåra inköpsorder är att använda ditt befintliga bokföringspaket.

vi använder QuickBooks Online här men du kan ersätta detta med Sage, Xero, NetSuite eller något annat system som har en inköpsorderfunktionalitet.

Vem är det för?

att använda ditt redovisningssystem som ett inköpsorderspårningssystem är genomförbart. Det finns dock vissa begränsningar.

det passar bäst för företag med:

låg inköpsvolym:

om du skapar 10-20 inköpsorder på en månad kan den här strategin fungera för dig. Volymen är tillräckligt låg för att inköpsorderna kan vara direkt

förutsägbar livscykel och enkel lagerhantering:

om inköpsorderns livscykel är förutsägbar betyder det färre ändringar i inköpsorderprocessen.

ju lägre antal ändringar, desto mindre måste du ändra inköpsordern i QuickBooks.

begränsade produkter eller tjänsteköp:

om du har en begränsad uppsättning artiklar du köper är det väldigt enkelt att ställa in dessa artiklar i QuickBooks som en artikelmästare.

som ger Dig möjlighet att skapa inköpsordern snabbare genom att plocka upp objekt från objektet mästare istället för att ange linjebeskrivningen manuellt.

detta snabbar upp processen samt minskar fel när du skapar inköpsorder.

en enda person i upphandlingsteamet som skapar inköpsorder:

om du inte har flera platser eller flera personer som anger inköpsorder, kan den här strategin fungera för dig.

problemet med flera platser eller flera personer som anger inköpsorder i QuickBooks är att du nu måste öppna åtkomst till flera personer.

det är inte en bra strategi eftersom QuickBooks inte har ett sätt att begränsa åtkomsten endast till inköpsorderfunktionen. Ingen Controller är villig att ta risken att öppna böcker för flera personer i företaget.

hur man gör det:

så här ställer du in ett inköpsorderspårningssystem i QuickBooks.

  1. Ställ in en process för användare att begära ett köp. Du kan skapa ett enkelt rekvisitionsblankett som de anställda kan använda för att skicka in en begäran. Till exempel är ett provrekvisitionsformulär som följer:

purchase_requisition_template

purchase_requisition_template

ladda ner inköpsrekvisitionsmall

  1. vi rekommenderar att du ställer in en godkännandeprocess så att ledningen har möjlighet att granska kostnaden innan inköpsordern utfärdas.
  2. konfigurera ett inköps-e-postmeddelande så att anställda kan skicka inköpsrekvisitionen till det e-postmeddelandet efter godkännande, till exempel, [email protected]
  3. identifiera en enskild person som ansvarar för att skapa inköpsorder i QuickBooks. Den här personen kan granska begäran och skapa inköpsorder i QuickBooks. Så här skapar du en inköpsorder i QuickBooks:

create_purchase_order_Quickbooks

create_purchase_order_Quickbooks
  1. du kan använda QuickBooks e-postfunktionalitet för att skicka inköpsordern från QuickBooks.
  2. efter att inköpsordern har genererats, skicka en kopia av inköpsordern till beställaren. Du kan sedan spåra inköpsorder i QuickBooks:

purchase_order_tracking_QuickBooks

purchase_order_tracking_QuickBooks

Pros:

  1. processen är mycket enkel, anställda behöver inte lära sig ett nytt system.
  2. det finns ingen extra kostnad för ett inköpssystem. Eftersom du redan betalar för QuickBooks kan du använda de inbyggda funktionerna utan extra kostnad.

nackdelar:

  1. beställarna måste hålla reda på sina individuella inköpsorder. Även om inköpsorder finns i QuickBooks har anställda inte tillgång till QuickBooks.
  2. processen skalar inte med volym. Det är en bra kortsiktig fix men på lång sikt måste du gå till ett inköpssystem.
  3. eftersom processen är Manuell finns det stor risk för fel. Det är inte ovanligt att din anställd glömde att konvertera en rekvisition till en inköpsorder.

nu är din tur

Bestäm vilket alternativ som är bäst för dig och gå igång.

så här bestämmer du vilket alternativ som är bäst för dig.

  1. om köpvolymen är låg, till exempel mindre än 10 inköpsorder per månad, använd en Kalkylbaserad process för Orderspårning.
  2. om du har 10-20 inköpsorder och du har en person som kan ange och hantera inköpsorder i QuickBooks, använd sedan Alternativ 3 – QuickBooks eller ditt redovisningssystem.
  3. om du skapar mer än 10 inköpsorder och du har flera platser och 10+ anställda, använd ett inköpssystem för att spåra dina inköpsorder.

om du bestämmer dig för att gå kalkylbladet, här är mallen för dig.

om du är intresserad av att se hur ProcureDesk kan hjälpa dig med att automatisera din inköpsorderspårning, använd knappen nedan för att schemalägga en 30-minuters demo med vårt team.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.